É O tempo de limpeza da primavera para sua caixa de entrada de email


É O tempo de limpeza da primavera para sua caixa de entrada de email

O usuário médio de e-mail gasta 2,5 horas por dia examinando as 147 mensagens, segundo uma pesquisa. Gerenciar esse monte de mensagens é uma das principais dificuldades do ambiente de trabalho moderno. Mas há maneiras de economizar muito tempo dando uma caixa de entrada à sua caixa de entrada.

Alex Moore, CEO da Baydin, oferece 10 dicas sobre como dar à sua caixa de entrada a limpeza demorada que ela merece. Sua empresa desenvolve serviços de lembrete para clientes de e-mail populares, como Outlook e Gmail, que permitem que os usuários controlem quando enviam e recebem mensagens de e-mail.

Procure e você encontrará

Use a pesquisa para encontrar e-mails específicos. Levará apenas um terço do tempo. Os modernos clientes de e-mail incluem capacidades de pesquisa muito poderosas - gastam 15 minutos aprendendo a usá-los, e isso vai pagar dividendos por anos.

Desativar

Tente desativar as notificações no seu computador e telefone. Toda vez que uma notificação aparece, o cérebro leva mais de um minuto para recuperar totalmente a concentração.

Forego folder folly

Não se preocupe com sistemas de pastas complicados - pesquisas mostram que é significativamente mais rápido encontrar mensagens rolando uma lista de cada mensagem que você já recebeu do que olhando através de um conjunto "organizado" de pastas.

O tempo é tudo

Envie mensagens em horários ideais - geralmente pouco antes do trabalho ou durante o almoço, e raramente no final da tarde. Uma mensagem enviada às 7 da manhã tem quase quatro vezes mais chances de ser aberta do que uma enviada às 16:00.

Limpar a desordem

Deixar somente as mensagens que ainda precisam de sua atenção imediata na sua caixa de entrada. Mova o restante para uma única pasta de correio antiga ou arquive-as. Suas mensagens antigas ainda serão pesquisáveis ​​e será mais difícil para os e-mails que não estão "acabados" cair por terra.

Brevidade é a alma da inteligência

Tente escrever e-mails mais curtos. Você ficará surpreso com o quão bem as pessoas respondem à brevidade no e-mail. Uma boa diretriz: tente manter a maioria de suas mensagens (embora claramente não todas!) Com menos de cinco frases.

Tudo se trata de bloquear e abordar

Se sua agenda permitir, configure blocos de horários específicos para lidar com seu e-mail . Durante esses momentos, passe seus e-mails em lotes. Mas tente não fazer isso de manhã cedo - você quer começar o dia com o seu trabalho mais importante, ao invés do aparentemente mais urgente

Ter um sistema

Descobrir um sistema para adiar mensagens para mais tarde. Pesquisas mostram que mais de um terço de todos os e-mails não precisam de atenção agora, mas precisam disso mais tarde. Algumas opções incluem um serviço de lembrete de e-mail que pode trazer as mensagens de volta à sua atenção mais tarde.

Facilite

Se você estiver enviando um e-mail pedindo mais de uma coisa, digite suas solicitações e coloque-as perto parte superior da mensagem para tornar mais fácil para o destinatário descobrir o que ele / ela precisa fazer

Diga o que você quer dizer

Faça a primeira frase em seu e-mail descritivo. A maioria dos clientes de e-mail mostra um pequeno trecho da mensagem na visualização da caixa de entrada. Qual deles é mais provável para chamar sua atenção? "Reunião importante na próxima sexta-feira. Por favor, responda!" ou "Hey Frank, eu estou apenas escrevendo para você saber."


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