Sobrecarga de aplicativos? Encontrando a Solução de Colaboração Correta para o Seu Negócio
Quantos aplicativos sua empresa usa? Do gerenciamento de projetos ao gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), do compartilhamento social de arquivos e da análise aos calendários, no mundo hiperconectado de hoje, a sobrecarga de aplicativos é inevitável para muitas empresas. Esse exagero coloca uma pressão não apenas no fluxo de trabalho de uma empresa, mas também nos trabalhadores.
A simplificação é a solução. Usando soluções de software de colaboração e intranet, as empresas podem acessar todos os aplicativos necessários em um só lugar. Isso torna o gerenciamento de cargas de trabalho e a colaboração em equipe mais fácil e mais eficiente do que ao acessar ferramentas dispersas pela Web, em máquinas individuais e em toda a rede da empresa. Em muitos casos, as soluções de software de colaboração e intranet também oferecem às empresas a flexibilidade de integrar seus aplicativos preferidos à intranet ou usá-los em conjunto com as soluções prontas do provedor. [ A economia de hoje exige Colaboração para o crescimento ]
Para ilustrar os benefícios do software de colaboração e da criação de intranet, Dan Latendre, CEO da Igloo Software, um provedor de intranet em nuvem que visa combater a sobrecarga de aplicativos, deu um exemplo. Ele citou como o Igloo é usado na vida real na Children's Hospital Foundation, o braço de captação de recursos do Children's National Medical Center. "Antes do Igloo, seus métodos de colaboração eram e-mail, reuniões, caneta e papel", disse Latendre. "Como o objetivo é duplicar a filantropia de US $ 45 milhões para US $ 90 milhões nos próximos cinco anos, eles precisavam de um conjunto de ferramentas colaborativas que permitisse que eles fizessem o que fazem, apenas melhor."
Anteriormente, em um dia típico , a Fundação usou vários aplicativos para trabalhar e reportar, disse Latendre. Isso incluiu o Google Apps, o Google Analytics, o construtor de formulários online Wufoo, o cliente de painel Logi Analytics, a ferramenta de gerenciamento de projetos baseada na Web TeamGantt e o provedor de soluções de gerenciamento de ativos digitais MerlinOne. A Igloo integrou todos esses aplicativos através da Okta e um ambiente de logon único ", disse Latendre. "Agora, todas essas ferramentas diferentes estão juntas em um só lugar. Elas agora têm um portal de informações onde os funcionários podem acessar todos esses aplicativos diferentes".
Além disso, implementar o software de colaboração permitiu que a Fundação reconstruísse e acessasse informações em uma localização centralizada.
"Em vez de depender de uma unidade compartilhada para encontrar uma lista de funcionários ou uma lista de procedimentos, eles podem agregar todas essas informações em um único lugar com wikis", disse Latendre. "Para alguns tipos de informação, eles usam os recursos nativos de compartilhamento de documentos da Igloo, mas quando apropriado, eles também incorporam documentos do Google ao compartilhar fora do Igloo ou quando exigem colaboração em tempo real."
Wikis também podem ser usados para armazenar e acessar todos os tipos de informações, como políticas da empresa, transformando esses dados em uma verdadeira base de conhecimento, disse.
Como a Children's Hospital Foundation, muitas pequenas empresas podem se beneficiar de soluções de colaboração e intranet, usando essas ferramentas para facilitar o fluxo de trabalho e mais eficiente. O desafio, no entanto, é encontrar as soluções certas para sua empresa e executá-las com o mínimo de interrupção.
A Latendre forneceu as seguintes dicas sobre como escolher e implementar com sucesso o software de colaboração para sua empresa.
Determine quais aplicativos sua equipe realmente precisa e como eles serão usados.
Antes de avaliar os fornecedores, é importante entender o problema de negócios que você está tentando resolver e por que deseja resolvê-lo. Dependendo das necessidades de uma equipe, departamento ou organização, os tipos de ferramentas apropriados variam. Talvez um departamento de vendas globalmente disperso queira melhorar a transparência e a abertura em um ambiente onde eles podem compartilhar informações e fazer perguntas - um aplicativo de microblog pode ajudar na comunicação aqui. Ou talvez uma equipe de marketing queira o mesmo para o departamento, mas também deseja ter visibilidade das conferências programadas para o ano - um microblog e um aplicativo de calendário seriam ótimos para sua colaboração.
Mas com tantos aplicativos de colaboração empresarial disponíveis à la carte, as organizações lutam com dados dispersos. Suas informações são armazenadas em várias áreas onde os dados e as conversas não são unificadas. As organizações precisam fazer login em um determinado aplicativo para encontrar um documento e em outro aplicativo para encontrar o feedback de seus colegas. Em seguida, eles também precisam procurar as edições sugeridas em uma apresentação em suas caixas de entrada de e-mail. De acordo com a Spiceworks, uma rede para profissionais de TI, é provável que a pequena e média empresa use mais de quatro serviços hospedados - que a TI conhece, é claro. Se você olhar para a empresa de pesquisa e consultoria Forrester, esse número sobe para 9,3.
A Igloo oferece uma série de aplicativos Web para colaboração de negócios sociais, como blogs, calendários, compartilhamento de arquivos, fóruns, microblogs e wikis. Os aplicativos modulares da Igloo são projetados para lidar com os problemas específicos pelos quais os usuários de negócios estão se voltando para os serviços ao consumidor. Dependendo dos requisitos de comunicação e colaboração de uma organização, os aplicativos oferecem aos usuários a flexibilidade de empregar individualmente os aplicativos específicos que desejam ou integrá-los em uma solução de intranet social coesa. Ele ajuda os usuários a criar um ambiente de trabalho virtual para fornecer uma única fonte de informações, além de conectar equipes remotas e distribuídas.
2. A implementação é um processo passo a passo.
Segundo o Gartner, 80% dos esforços de negócios sociais não alcançarão os benefícios pretendidos até 2015. Portanto, mesmo antes de implementar ferramentas de colaboração, é imperativo tomar as medidas adequadas para garantir que você entenda completamente as necessidades de negócios e os requisitos de implementação - e para garantir que a solução seja adotada com sucesso e usada por funcionários a longo prazo.
Ao implementar ferramentas de colaboração, a adoção dos funcionários é fundamental. É importante identificar como as tecnologias sociais melhorarão os fluxos de trabalho da equipe. Por exemplo, em vez de enviar uma apresentação por e-mail, em seguida, esquecer o CC da pessoa certa, os usuários podem fazer upload de apresentações para departamentos específicos ou áreas de equipe. A partir daqui, os funcionários podem comentar abaixo da apresentação com sugestões de edições. Seu fluxo de trabalho como um todo é simplificado, porém unificado.
Depois que as ferramentas são implantadas, é igualmente importante continuar o nível de suporte e assumir a responsabilidade. Atribuir um gerente de comunidade que defenda e aumente a intranet e suas ferramentas depois de implantá-lo, garante que o impulso continue. Com essa pessoa encarregada de relatórios e monitoramento, além de tomar medidas para melhorar a intranet, você terá uma base de usuários mais ativa e ativa.
Publicado originalmente em
MobbyBusiness
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