O que é automação de processos de negócios (e como ela pode ajudar seus negócios)
O que é automação de processos de negócios?
O BPA é um tipo de software ou método sistematizado que executa tarefas difíceis, redundantes ou complexas e as simplifica Processo livre. Em linguagem simples, isso significa que o BPA usa menos tecnologia para realizar o mesmo trabalho, tornando suas operações muito menos complicadas e muito mais eficientes. O objetivo do BPA é economizar tempo e dinheiro das empresas ao realizar tarefas tediosas automaticamente, o que aumenta a produtividade, permitindo que seus funcionários se concentrem em suas principais áreas de talentos.
Quais são alguns exemplos de automação de processos de negócios?
BPA pode ser usado em praticamente qualquer aspecto de um negócio. Desde gerenciamento de documentos e automação de fluxo de trabalho até alertas por e-mail e outras tarefas repetitivas, o BPA pode ajudar a reduzir custos e evitar desperdício de mão de obra em uma ampla gama de áreas operacionais. Três exemplos principais são gerenciamento de clientes, marketing e suporte ao cliente
Gerenciamento de clientes
O gerenciamento de clientes e contas pode ser avassalador para pequenas empresas. Usar o software BPA pode tornar sua vida muito mais fácil.
"Como uma agência de marketing online em crescimento com dois escritórios e clientes em todo o país, há muitas peças móveis em cada conta", disse Katelyn McKinley, diretor de serviços ao cliente. na empresa de marketing Blue Corona Inc.
Em qualquer lugar, de três a dez pessoas podem cuidar de cada um dos clientes da Blue Corona, então a agência usa o software BPA Central Desktop como um centro central para funcionários e clientes, disse McKinley. Usamos o Central Desktop para garantir que nunca deixemos a bola cair e cada membro da conta está atualizado sobre o que está acontecendo com a conta, sabe o que precisa ser feito o tempo todo e pode acessar os arquivos de que precisa com o clique um botão, "ela disse.
Para ilustrar, aqui estão algumas maneiras nas quais McKinley disse que o Central Desktop ajudou a automatizar e agilizar os processos da agência:
Colaboração.
Quando novos clientes se conectam, um projeto é criado a partir de um modelo que tem todos os pontos de partida padrão da empresa e tarefas. Isso inclui fazer o ping do representante de vendas para fazer o upload do contrato assinado para toda a equipe, o departamento de faturamento criar a primeira fatura e o gerente da conta agendar uma chamada inicial e preencher uma série de documentos de entrada de clientes que serão compartilhados com o restante da equipe da conta.
- Atualizações automáticas. Quando são feitas alterações no contrato de um cliente existente (por exemplo, uma alteração no orçamento, um novo complemento de serviço), há um bloco de notas que o gerente da conta atualiza ; essa atualização é enviada automaticamente por e-mail para todas as partes relevantes (principalmente faturamento) para alertá-los da alteração.
- Gerenciamento de documentos. Quando os clientes fazem upload de documentos que desejam compartilhar com a empresa (por exemplo, fotos, documentos), A equipe é notificada por e-mail e pode fazer o login para baixá-los, anexá-los a tarefas futuras e muito mais.
- Intranet da empresa. Quando os funcionários fazem login, a página padrão é a Intranet da empresa. Lá, os funcionários podem obter atualizações de status de outros funcionários, ler as atualizações e previsões de vendas da empresa, visualizar o calendário da empresa e os próximos eventos, etc. Na Intranet, eles também podem solicitar PTO / férias (que é enviado automaticamente ao RH para aprovação), vá para as políticas / manuais da empresa on-line e muito mais
- O sistema que a empresa usava anteriormente, por outro lado, envolveu uma lista de serviços diferentes para executar tarefas individuais. Na infância da empresa, McKinley e sua equipe usaram serviços como o Box.com para compartilhar arquivos, Basecamp para gerenciamento de projetos e e-mail apenas para colaboração. Em vez disso, eles descobriram que pessoas diferentes e departamentos diferentes dependiam muito de um sistema e raramente usavam outros, disse Mckinley."Eu poderia continuar sobre as formas como a automação ajudou nossos negócios, mas ter um software para lidar com compartilhamento de arquivos, gerenciamento de projetos e colaboração interna e externa aumentou exponencialmente nossa eficiência e a qualidade de nosso trabalho", disse McKinley. Marketing e suporte ao cliente
Como alternativa ao uso de um único software de automação comercial, as empresas também podem criar um ecossistema de aplicativos para otimizar suas operações. A chave é integrar diferentes aplicativos da Web de forma coesa que os faça trabalhar juntos, em vez de funcionar como sistemas separados, disse Gabriel Mays, fundador da plataforma de criação de sites Just Add Content.
"Usamos a automação comercial para otimizar nossos sistemas". marketing e atendimento ao cliente ", disse Mays. "Para o marketing, novos artigos de blog são automaticamente postados no Twitter, Facebook, LinkedIn e Google+. Isso elimina a dificuldade de ter que postar manualmente em cada uma dessas redes, para que possamos nos concentrar em outras coisas."
Ajudou a Mays a executar campanhas de email marketing. "Os visitantes do site que participam do nosso boletim informativo são adicionados automaticamente à nossa lista de marketing por e-mail e enviamos um curso gratuito para melhorar o site ao longo de uma semana, com uma aula por dia", disse ele. pode ser usado para melhorar o suporte ao cliente. Por exemplo, quando uma solicitação de ajuda é enviada, um ticket é criado no software de help desk da empresa para garantir que a solicitação seja rastreada corretamente, explicou Mays. Além disso, todos os arquivos enviados com a solicitação de ajuda são automaticamente enviados para uma conta do Dropbox para facilitar o acesso e o armazenamento, acrescentou ele.
A automação comercial também pode ser integrada ao software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). "Os clientes que nos contatam através dos canais de vendas são automaticamente adicionados ao nosso CRM para que possamos acompanhar", disse Mays. "Além disso, qualquer mensagem de voz deixada em nosso sistema telefônico após o expediente é transcrita e enviada para nós através do sistema de tíquetes de ajuda para fácil acompanhamento na manhã seguinte."
Ainda não está convencido de que a automação comercial é a certa para você? Aqui estão mais exemplos de como as empresas usam o BPA para maximizar seus recursos:
Menos tarefas administrativas
"Administramos um negócio de concierge de viagens para a Disney Destinations. Usamos software de automação para tudo - gerenciamento de clientes, e-mails automáticos, lembretes de pagamento, cartas de agradecimento, pré-planejamento de questionários, lembretes sobre seguro de viagem e até mesmo pagamentos mensais para certas coisas. Nós usamos Infusionsoft e adaptamos o setor de viagens. Ele liberou horas de tempo para que nós pudéssemos realmente personalizar os clientes. férias e falar com as pessoas no telefone, por isso não estamos fazendo muito administrador. Ele também reduziu a linha de fundo com tudo o que pode automatizar que a equipe não tem que fazer ou rastrear. " -
Amy Sinclair, proprietária,
Orelhas da Experiência
Gerenciamento otimizado de sites
"Uso o AffiloTools para o gerenciamento diário e monitoramento de nossos sites, identificando problemas e corrigindo-os antes que eles cheguem O KissMetrics me ajuda a descobrir como nossos principais clientes estão usando nossos sites na Web. O Customer.io ajuda nossos clientes em momentos importantes ao usar nossos sites da Web. O Optimeckely é importante para otimizar nossas páginas de destino e melhorar as taxas de conversão. visão geral de alto nível do desempenho de nossa empresa e é usada dentro de nosso escritório. " - Simon Slade, CEO e co-fundador, Affilorama
Melhor gerenciamento de projetos
"O software de automação de processos de negócios que usamos é Redmine. Redmine permite que meus funcionários acompanhem projetos e tarefas e Mantenha-se atualizado com quaisquer novos desenvolvimentos.O software automaticamente envia um e-mail quando alguém recebe uma nova tarefa ou conclui uma antiga.O Redmine monitora o histórico de cada projeto e tarefa, assim você pode voltar em qualquer ponto para fazer referência a algo ou veja como isso evoluiu.Também há uma opção para fazer perguntas através do Redmine, o que nos ajudou a nos comunicar de forma mais eficiente.Antes da nossa implementação do Redmine, algumas de nossas tarefas foram perdidas ou esquecidas.Não tivemos que nos preocupar isso desde que começamos a usá-lo. Isso nos tornou mais responsáveis e realmente melhorou nosso gerenciamento de tempo. " - Vladimir Gendelman, CEO, Pastas da empresa
Rastreamento eficiente de pessoas
"No MIT Sloan, nosso objetivo é criar uma comunidade de inovadores para a sustentabilidade de nossos alunos e ex-alunos, professores e pesquisadores e parceiros de negócios. , governo e ONGs. Essa comunidade ampliada contribui para uma ampla gama de contatos e começamos a usar o SalesForce para controlar todos.O Cirrus Insight me permite criar contatos em nosso banco de dados, registrar e-mails e ver informações básicas sobre as pessoas quando ouço deles, sem nunca deixar o gmail. É uma grande ajuda ". - Jason Jay, Diretor de Iniciativa de Sustentabilidade, MIT Sloan Trabalho jurídico menos complicado
Usamos software personalizado para automatizar o trabalho legal de tirar clientes dos contratos de telefonia celular. Do ponto de vista do cliente, as três etapas legais envolvidas são (1) detectar uma violação, (2) declarar uma objeção válida e (3) mudar para um novo fornecedor de acordo com o contrato do cliente do provedor atual. Nosso software de automação permite que os clientes completem estas três etapas em cerca de 5 minutos no CellBreaker.com durante um período de 7 dias. Super fácil; Super rápido; e garantido para ser eficaz. -
Jon Colgan, fundador e CEO, CellBreaker.com
Previsão aprimorada
Utilizar o Excel como uma ferramenta de planejamento funciona muito bem, mas [não] é um método razoável que eu saiba mantenha as planilhas atualizadas e precisas em tempo hábil. No final, é a execução e pagamento de um programa comercial que sofre. As capacidades de previsão do AFS TradePro TPM permitem que a equipe de operações da Popcorn, Indiana, planeje melhor a produção. Nossa equipe de compras pode revisar as previsões de longo prazo para garantir as matérias-primas, e a logística pode agendar as necessidades de transporte para suportar o volume extra durante uma promoção. Após 60 dias de estar no sistema TPM, a Popcorn, Indiana reduziu suas deduções de promoção comercial em mais de 50%. O TPM também ajudou a Popcorn, Indiana, a reduzir o erro de previsão Key Performance Indicators (KPI) pela metade; eliminar a necessidade de revisar e classificar várias pastas de trabalho do Excel anteriormente enviadas em formatos variados por cada representante de vendas; e arme a equipe de vendas com informações baseadas em fatos para iniciar discussões proveitosas com os clientes. "- John Kittle, vice-presidente de planejamento e insight de negócios, Popcorn, Indiana
Comunicação mais eficiente
" AffinityLive é como automatizamos o processo da nossa agência. Estamos vendo aumento de produtividade e eficiência geral da empresa. O AffinityLive unifica nosso processo e agiliza a comunicação em todos os departamentos e escritórios. Do ponto de vista de faturamento, costumava levar 10 dias para obter nossas faturas de manutenção; agora leva apenas dois. A automação nos ajuda a ampliar as marcas de assistência médica, ciência e tecnologia que tornam o mundo um lugar melhor. - Rebecca Angelos, vice-presidente de operações, HDMZ
Originalmente publicado em
Mobby Business .
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