6 Maneiras inteligentes de compartilhar arquivos com segurança
Isso torna o compartilhamento seguro de arquivos essencial para pequenas empresas. Com a consumerização da TI e o movimento BYOD (bring-your-own-device), os funcionários agora usam tecnologia tradicionalmente orientada para o consumidor para fins comerciais, disse Sloshberg.
"É fácil esquecer que as informações que manipulamos em nosso trabalho muitas vezes exige maior cuidado ", disse ele. "Seu valor e privacidade podem ser vitais para o sucesso dos negócios, e devem ser protegidos adequadamente o tempo todo, [e] os dados podem estar mais vulneráveis quando compartilhados."
Embora o e-mail seja a forma mais comum de comunicação, colaborar e compartilhar informações, limitações em sistemas de e-mail comumente usados, como tamanho de arquivo e restrições de armazenamento, geralmente criam restrições, explicou Sloshberg.
"[Essas] restrições forçam os usuários a encontrar soluções alternativas", acrescentou. "Eles geralmente recorrem a serviços de compartilhamento de arquivos para superar essa barreira de produtividade do e-mail."
Esses serviços, no entanto, destinam-se a contas pessoais e sofrem graves deficiências na proteção de dados corporativos.
As conseqüências dos serviços de compartilhamento de arquivos para o consumidor no local de trabalho podem ser de grande alcance ", disse Sloshberg. Os problemas incluem "perda de IP, vazamento de dados confidenciais, perda de visibilidade e [falta de] controle sobre onde os dados residem, bem como violações de conformidade, regulamentação e e-discovery", disse ele.
Para evitar os problemas associados O Sloshberg recomenda encontrar a solução certa de compartilhamento de arquivos projetada especificamente para empresas.
A Sloshberg também compartilhou os seguintes conselhos para ajudar as empresas a lidar com essas questões e manter as informações comerciais protegidas ao implementar um compartilhamento de arquivos seguro e controlado. serviço:
1. Tome uma atitude e não ignore o problema.
Um monte de compartilhamento de arquivos acontece no trabalho. Em vez de ignorar a proteção de dados, torne-a uma prioridade localizando um serviço que permita aos usuários trabalhar dentro do email para enviar e receber arquivos, independentemente do tamanho, em vez de encontrar soluções alternativas.
2. Escolha um sistema de nível empresarial
Os serviços de nível de consumidor podem deixar você suscetível a vazamentos de dados e outras ameaças de segurança. Eles também dificultam a descoberta eletrônica ou declarações de conformidade. Encontre um serviço de nível empresarial que ofereça visibilidade e controles de segurança apropriados, incluindo controle de acesso, acesso a arquivos em expiração e conformidade e descoberta eletrônica.
3. A nuvem facilita isso.
Quando você decide executar uma ação, deseja obter uma solução instalada em seu escritório rapidamente. Os serviços em nuvem com foco nos negócios oferecem velocidade de configuração ideal e agilidade contínua.
4. Considere um sistema integrado versus uma solução de ponto separado.
Você pode ficar tentado a encontrar um sistema autônomo que simplesmente oferece compartilhamento de arquivos. Considere examinar um sistema mais integrado que também inclua outros recursos importantes, como segurança de email.
5. Treine e eduque os usuários.
Ajude seus usuários a entender as sensibilidades de diferentes tipos de informações e os riscos associados ao manuseio incorreto de dados confidenciais. Eles devem ter uma compreensão clara do que não podem compartilhar fora do negócio e garantir formas de compartilhar informações apropriadas com terceiros. Se você investiu em um serviço seguro, é necessário garantir que os funcionários o usem.
6. Facilidade de uso é crucial
Com fácil acesso a serviços intuitivos para consumidores, sua solução de negócios escolhida deve ser tão fácil de usar quanto as opções do consumidor, e o mais frágil possível. Isso é fundamental para garantir seu uso contínuo para que possa proteger com êxito as informações comerciais.
Para saber mais sobre o compartilhamento seguro de arquivos para empresas, Sloshberg recomenda a leitura "Assuma o controle dos serviços de compartilhamento de arquivos: práticas recomendadas para o uso seguro e protegido de compartilhamento de arquivos para organizações ", um relatório de segurança publicado pela Bloor Research.
Originalmente publicado em
Mobby Business
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