Para fazer ou delegar: Quais tarefas valem a pena?

Como empreendedor, você provavelmente está lidando com muitas tarefas diferentes diariamente. Marketing, desenvolvimento de negócios, atendimento ao cliente, contabilidade, web design e muito mais estão sob sua alçada - mas talvez eles não devam.

De acordo com uma pesquisa sobre gerenciamento de tempo da The Alternative Board, a maioria dos donos de pequenos negócios trabalha mais horas por semana do que eles gostariam, e a maioria dessas horas é gasta trabalhando em seus negócios, em vez de gastá-los - isto é, desperdiçando um tempo valioso com as minúcias do dia-a-dia, em vez de avançar e aumentar os negócios. Algumas coisas que os participantes da pesquisa disseram perder mais tempo incluem:

• E-mails
• Responsabilidades administrativas
• Comunicações não programadas
• Aguardando informações
• Tarefas que foram "delegadas para cima" pelos funcionários

Como os donos de empresas pesquisados, Nancy Hua, CEO da Apptimize, costumava passar a maior parte de seu tempo de "trabalho" nesses tipos de tarefas e economizava as tarefas importantes para seu tempo pessoal, após o horário comercial.

"Eu costumava fazer minhas tarefas diárias - reuniões, contratação, administrativos, e-mails - durante o horário normal de trabalho, e depois das 17h à 1h foi quando trabalhei em qualquer coisa que exigisse planejamento e estratégias mais duras", disse Hua. Notícias diárias. "O custo desta abordagem é que você está trabalhando constantemente, e muitas vezes você não está em ótimas condições ao fazer o trabalho mais importante e de valor único".

Mesmo que eles estejam administrando uma empresa bem equipada, empreendedores tendem a deixar muito mais trabalho pousar em seus pratos do que o necessário. Por que esse dilema afeta tantos donos de empresas? O vice-presidente da TAB, David Scarola, acredita que é uma questão de falta de delegação.

"A maioria dos donos de empresas não delegam tanto quanto deveriam", disse Scarola, cuja empresa oferece serviços de coaching e consultoria. "Eles gastam muito tempo fazendo coisas que eles poderiam pagar um salário muito menor para fazer. Eles também não têm ninguém para responder. Ou seja, eles não têm ninguém [acima deles] para responsabilizá-los. Isso se presta a trabalhar duro, mas não [funcionando] de forma inteligente. "

Então, como você decide quais tarefas manter e quais delegar ou terceirizar? Líderes empresariais compartilharam seus pensamentos sobre priorização e descobrir o que é realmente importante o suficiente para gastar seu tempo em.

Diminuindo suas responsabilidades

Se você está falando sério sobre o corte de tarefas desnecessárias do seu dia, a primeira coisa que você precisa fazer fica à vontade com a delegação.

"Mais cedo ou mais tarde, todas as tarefas não delegadas explicitamente acabam no prato do dono", disse Geoff Woo, CEO da empresa de suplementos nutricionais Nootrobox. "Há uma tonelada de arrumação corporativa para manter as portas abertas, para não mencionar as novas iniciativas necessárias para o crescimento do negócio. Porque há tanta coisa no prato, é fácil sentir que você está executando em roda de tarefas de hamster. "

Hua observou que, em muitos casos, você é o único que tem o contexto comercial completo, e algumas decisões podem ser bloqueadas aguardando sua contribuição. Mas você precisa ser capaz de confiar em sua equipe para pensar como você, e aprender a se comunicar - ou até mesmo se comunicar demais - para manter a bola rolando quando você não é o único a lidar com uma tarefa. Isto é especialmente verdadeiro se você sabe que há algo em que outra pessoa tem mais experiência do que você, disse Hua.

Para começar este processo, você precisa identificar o que Scarola chama de "platina" - aquelas que você deve passar maioria do seu tempo, e isso só você pode fazer. Depois que você descobrir o que realmente precisa fazer, Scarola recomendou a criação de uma lista de "não fazer" para ajudá-lo a decidir o que precisa ser delegado a um membro da equipe confiável ou a uma empresa terceirizada.

"Comece a registrar as atividades não-essenciais que você está gastando", disse ele. "Você pode começar a lidar com isso ao longo do tempo."

Allison Maslan, coach de negócios e empreendedor em série, disse que qualquer tarefa que envolva microgerenciamento (por exemplo, avaliações freqüentes de desempenho ou reuniões de atualização de status) deve ser descartada, assim como qualquer comunicação que não traga ativamente novos negócios ou crie relacionamentos que ajudem a empresa a crescer. Em vez disso, ela disse que os proprietários de pequenas empresas precisam se ver como uma empresa maior, independentemente de seu tamanho real, a fim de restringir as tarefas "big picture", como novas chamadas de negócios, relações públicas e pesquisa de tendências. precisa gastar tempo trabalhando na visão da empresa, construindo relacionamentos importantes, aumentando a equipe ", disse Maslan. "Se eles ainda estão tentando fazer de tudo para ficarem magra ... eles vão queimar rapidamente ou girar no mesmo nível por anos."

Lidando com suas tarefas diárias

Perguntando onde começar sua lista de tarefas, ou como fazer tudo isso? Aqui estão algumas dicas que ajudarão você a progredir sem se sentir muito sobrecarregado.

Crie um plano diário e semanal.

Os empreendedores que criam e cumprem um cronograma são aqueles que conseguem obter o máximo o dia deles. Scarola recomendou que você fizesse uma lista das tarefas mais importantes que você pretende fazer durante toda a semana toda segunda-feira de manhã. A partir daí, você pode criar planos diários e preencher outras tarefas em torno das críticas. "Não comece a ler e-mails e responda a interrupções ao entrar no escritório", disse Scarola ao Mobby Business. "Trabalhe uma lista de tarefas intencional todos os dias. [Quando você] se compromete a fazer algo, bloqueie o tempo no calendário especificamente para trabalhar nessa tarefa."

Mantenha seu espaço organizado.

Organização e eficiência andam à mão mão. Aproveite o tempo para limpar qualquer "desordem" física e digital em seu espaço de trabalho. Então, se comprometa a mantê-lo assim para poupar tempo e frustração ao concluir suas tarefas. "Existe uma relação real entre limpar a desordem - tanto interna quanto externamente - e [produtividade]", disse Maslan. "Afinal, como você pode retornar uma chamada telefônica se não conseguir encontrar as informações?" Entenda as ameaças à sua empresa (e aja de acordo).

Quando você está tentando descobrir qual tarefa merece Sua atenção primeiro, Hua recomendou pensar sobre suas principais ameaças estratégicas - isto é, perguntar a si mesmo o que prejudicaria mais a sua empresa se você não atender a ela prontamente.

"Quando há uma dúzia de incêndios ao seu redor, é difícil resistir a tentação de começar a golpear o incêndio mais próximo ", disse Hua. "Mas ... você precisa se concentrar nas principais ameaças, mesmo que ainda não estejam incendiadas. Sempre me lembro de desconsiderar os milhões de problemas subótimos ao meu redor para ter certeza de que estou indo na direção certa." Limite o número de tarefas por dia por tecla.

Agora que você reduziu sua lista de tarefas ao essencial, pode parecer que cada item da lista precisa ser sua principal prioridade. O truque é priorizar ainda mais essa lista e manter o número de "dever-fazer" no mínimo. Woo aconselhou a escolher apenas uma tarefa que absolutamente deve ser feita por dia.

"Todos os dias, há uma saraivada de demandas externas", disse Woo. "É fácil ficar sobrecarregado, fazendo com que você apenas progrida marginalmente em cada uma dessas tarefas. Vale a pena reservar alguns minutos no início do dia para criar a única coisa mais importante a ser feita para o dia e, em seguida, executando nele. "

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