Escolhendo um Sistema de Telefonia Comercial: Um Guia do Comprador

Se você está procurando um novo sistema telefônico comercial em 2018, há várias perguntas que você precisa responder primeiro.

1. Você precisa de um sistema telefônico completo que inclua telefones físicos de escritório, ou sua empresa poderia conviver com um serviço telefônico virtual que confia em dispositivos móveis em vez de telefones tradicionais de escritório?

2. Se você precisa de telefones de escritório, que tipo de serviço você quer? É necessário escolher entre um serviço telefônico fixo tradicional, que é fornecido por uma companhia telefônica local ou regional, e um sistema de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP), que é executado pela Internet e é oferecido por vários fornecedores.

3 Se você escolher VoIP, deseja hospedar o sistema em sua empresa (no local) ou hospedá-lo por seu provedor de serviços (baseado em nuvem)?

Ajudaremos você a responder a essas perguntas, mas se já souber o que você precisa e apenas quer ver nossas recomendações para os melhores sistemas de telefone de negócios, visite nossa página de melhores escolhas

Nota do editor : Procurando informações sobre os sistemas de telefone da empresa? Use o questionário abaixo e nossos parceiros fornecedores entrarão em contato para fornecer as informações necessárias

Se ainda não tiver certeza, continue lendo. Nós iremos informá-lo sobre os prós e contras destes tipos de sistemas telefônicos:

• Sistemas telefônicos virtuais
• Telefones fixos
• VoIP
• Sistemas na nuvem e locais

Sistemas virtuais de telefonia

• Virtual sistemas de telefonia funcionam conectando um número de telefone comercial principal a trabalhadores remotos através de seus telefones móveis ou residenciais.
• Esses tipos de sistemas funcionam como uma ampla solução de encaminhamento de chamadas, em que as chamadas são transferidas para o telefone designado de cada funcionário (celular ou residencial) quando um cliente ou cliente chama um número comercial principal
• Esses sistemas incluem uma variedade de recursos, como recepcionistas automatizadas, correio de voz, encaminhamento de chamadas, triagem de chamadas e envio de fax online.

Prós: Esse tipo de serviço permite que empresas com funcionários que trabalham em outros locais, além do escritório da empresa, apresentem um rosto profissional em todos os momentos. Também oferece aos funcionários remotos acesso a diversos recursos do sistema de telefonia que os telefones móveis e domésticos não oferecem.

Contras: Os sistemas virtuais não são sistemas telefônicos completos. Suas chamadas ainda são processadas na sua rede de celular ou telefone residencial. Isso significa que você é cobrado pela chamada no sistema virtual e usa seus minutos de telefone celular ou residencial.

Melhor para: Empresas com um grande grupo de funcionários remotos ou empresas com uma única operadora.

Tradicional sistemas fixos

• Os telefones fixos neste caso são sistemas telefônicos tradicionais, geralmente suportados por uma companhia telefônica local ou regional.
• As linhas fixas, também conhecidas como redes telefônicas públicas comutadas (PSTNs), são sistemas analógicos que operam através da rede tradicional da companhia telefônica. fiação de cobre.
• Para executar um serviço fixo, você precisa de hardware PBX local (private branch exchange). Esse é o hardware usado para criar várias extensões e permitir recursos do sistema telefônico, como transferência de chamadas e diretórios de chamadas.
• Alguns sistemas de linha fixa atualmente são considerados híbridos com sistemas VoIP. Existe uma linha telefônica tradicional que se conecta à rede de dados de uma empresa. A rede de dados dentro da empresa é então usada para conectar cada telefone individual.
• Muitos sistemas de linha fixa estão sendo eliminados pelos provedores de sistema telefônico.

Prós: Os sistemas de linha fixa são uma solução confiável e testada pelo tempo que muitos As empresas estão confortáveis ​​em usar

Contras: A maioria dos provedores de sistemas de telefonia está se afastando dos telefones fixos, tornando-os mais difíceis não apenas de comprar, mas de reparar se algo quebrar.

Melhor para: Grandes corporações ter o orçamento para pagar por eles e uma equipe interna de TI para executá-los e mantê-los. Necessário para empresas sem acesso à Internet de alta velocidade.

Sistemas de telefonia VoIP

• Em vez dos fios de cobre que os telefones fixos empregam, os sistemas de telefonia VoIP usam a mesma conexão de Internet que uma empresa já está usando para obter online.
• Sistemas VoIP oferecem recursos que anteriormente apenas grandes corporações usando hardware de PBX caro tinham acesso a, como atendentes automatizados, filas de chamadas e integração de computador que permite que correios de voz sejam enviados para caixas de entrada de e-mail e computadores para serem transformados em softphones.
• Sistemas VoIP oferecem aos trabalhadores remotos acesso ao sistema telefônico de uma empresa a partir de seus dispositivos móveis.

Prós: Os sistemas VoIP fornecem um sofisticado sistema telefônico completo com todos os recursos e assobios. Estes sistemas são fáceis de instalar e configurar, e significativamente mais baratos do que os sistemas de linha fixa.

Contras: Estes sistemas dependem da sua ligação à Internet. Portanto, se você estiver em uma comunidade com serviço de internet instável, esse tipo de sistema telefônico não funcionará para você

Melhor para: Pequenas empresas que desejam a funcionalidade de um sistema telefônico sofisticado a um preço razoável, e empresas que desejam que seus funcionários remotos tenham acesso ao sistema telefônico.

Se você decidir que um sistema VoIP atenderá às suas necessidades, agora terá outra decisão a tomar. Embora todos os sistemas de telefonia fixa exijam que você aloje o equipamento necessário dentro do seu negócio, os sistemas VoIP oferecem a opção de comprar seu equipamento diretamente, ou alugar o equipamento de seu provedor de serviços e fazer com que o provedor o hospede na nuvem.

Sistemas VoIP no local

• Com sistemas locais, todo o equipamento, que inclui o hardware de PBX para manter o sistema telefônico em funcionamento, está alojado em seus negócios.
• Os sistemas locais exigem um grande capital Como você está comprando o equipamento antecipadamente
• Enquanto você paga taxas únicas para todo o hardware com um sistema auto-hospedado, você paga taxas mensais para o seu entroncamento SIP, ou circuito PRI, que é o que permite chamadas para
• Sua equipe de TI é responsável pela manutenção, reparos e atualizações do sistema

Prós: Você está sempre no controle de seu serviço. Você está confiando em si mesmo para garantir que está funcionando e configurou como você gosta.

Contras: Existe um custo inicial significativo, já que você precisa comprar todo o equipamento. Além disso, você precisa de alguém na equipe que possa atender e manter o sistema.

O que os especialistas dizem: "Muitos de nossos clientes maiores, com alta disponibilidade, alta segurança e personalização, acabam com as próprias instalações [ "Beth English, fundadora da firma de consultoria de comunicações EE & Associates e atual presidente da diretoria da Sociedade de Consultores de Tecnologia da Comunicação Internacional, disse ao Mobby Business. "Alguns clientes de nível corporativo grande geralmente escolhem a solução baseada em instalações porque podem ter a equipe para suportá-la, precisam de muita personalização ou estão muito preocupados com a privacidade."

Melhor para: Empresas que não se sentem à vontade usando a nuvem e desejam ter controle total sobre o sistema e acesso ao equipamento em todos os momentos. Também é bom para empresas com uma equipe de TI interna que pode configurar e manter um sistema VoIP. Além disso, os sistemas locais são mais adequados para empresas com requisitos regulamentares ou de conformidade que podem ser difíceis de atender na nuvem

Sistemas VoIP baseados em nuvem

• Com sistemas baseados em nuvem, não há manutenção ou outro hardware do que telefones para se preocupar. O provedor de serviços hospeda, mantém e atualiza toda a tecnologia de PBX para você.
• A nuvem permite que empresas em crescimento adicionem novas linhas com facilidade e forneça acesso rápido a novos recursos.
• As empresas normalmente pagam uma taxa mensal por pessoa. base de usuário

Prós: Não há hardware de PBX ou serviço de discagem por tom para comprar e manter. Seu provedor cuida disso para você. Você pode configurar e configurar o sistema para o seu negócio, tudo a partir do seu computador.

Contras: Você não está no controle do hardware. Se o sistema ficar inoperante, você precisa confiar em seu provedor para corrigi-lo o mais rápido possível.

O que dizem os especialistas: "Se uma empresa não tem uma equipe grande e não tem ninguém para administrar seu sistema, é uma boa opção seguir com uma opção hospedada", disse o inglês. "[Soluções de telefone baseadas em nuvem] se livram da dor de cabeça de ter que manter seu próprio sistema de telefonia."

Melhor para: Negócios crescentes em um orçamento fixo que não têm uma equipe de TI para operar e manter Hardware de PBX. Também é bom para as empresas que desejam acesso rápido aos novos recursos do sistema de telefonia ou que possuem vários locais e desejam que o sistema esteja em uma única plataforma.

Agora que você sabe o básico, talvez esteja pronto para tomar algumas decisões. Em caso afirmativo, confira nossas melhores escolhas para sistemas de telefone comercial

Perguntas freqüentes sobre o sistema de telefone comercial

Ainda não tem certeza se você precisa mesmo de um sistema telefônico comercial ou se o VoIP é adequado para você? Sem problemas. Aqui estão algumas perguntas e respostas que podem ajudá-lo a chegar a uma decisão

P: Preciso de um sistema telefônico?

A: A resposta simples é sim. Como grande parte do sucesso de uma empresa depende de como ela se apresenta, todas as empresas se beneficiam de algum tipo de sistema telefônico comercial.

"Acreditamos que, independentemente do tamanho ou do tipo, todas as empresas devem ter as ferramentas e soluções necessárias para apresentar se de uma maneira profissional, maximizando a sua capacidade de trabalhar de forma eficiente e permanecer conectado aos clientes e colegas de trabalho ", disse Jim Gustke, vice-presidente de marketing da Ooma, um provedor de sistemas de telefonia comercial.

Q: não podem meus funcionários e eu apenas uso nossos telefones móveis para fins comerciais

A: É definitivamente possível se você quiser investir em um sistema de telefonia virtual. Usar um sistema de telefone virtual permite que você use seu dispositivo móvel enquanto ainda apresenta uma imagem profissional.

Gustke disse, no entanto, que não aconselharia o uso de dispositivos móveis sem um sistema virtual. "Embora possa ser intuitivo, os planos de telefonia móvel simplesmente não são configurados para oferecer os mesmos recursos de negócios que os sistemas telefônicos corporativos especificamente projetados oferecem. Por exemplo, os telefones celulares não podem oferecer uma recepcionista virtual para atender chamadas e conectar clientes com rapidez e facilidade. com os contatos apropriados da empresa, ou forneça informações comerciais importantes, como horas e direções. "

P: Sempre tive um sistema de linha fixa tradicional. Ficarei em desvantagem se continuar usando esse tipo de sistema no futuro?

A: O problema com os sistemas de linha fixa não é sua funcionalidade. Eles ainda operam em alto nível. O maior problema que você enfrentará com os sistemas tradicionais de telefones fixos é que novas opções não estão mais sendo construídas.

Melissa Swartz, fundadora da consultoria de telecomunicações Swartz Consulting, disse que a indústria se distanciou da tecnologia de multiplexação por divisão de tempo. usado em sistemas tradicionais de telefonia fixa, o que resultou no fim da pesquisa e desenvolvimento para esses tipos de sistemas.

"Nenhuma melhoria adicional está chegando", disse Swartz. "A indústria está concentrando recursos de P & D em VoIP, comunicações unificadas e arquiteturas de nuvem."

Além disso, ela disse, não há atualizações de software disponíveis. Isso significa que você não terá acesso a muitos recursos e novas capacidades.

Por fim, o conhecimento técnico sobre esses tipos de sistemas legados está desaparecendo, de acordo com Swartz.

"As peças ainda estão disponíveis, mas ficarão mais difíceis obter ", disse ela.

P: Como eu sei qual sistema de telefonia e fornecedor são adequados para o meu negócio?

A: A decisão realmente se resume aos recursos disponíveis. Você precisa considerar seu orçamento, se você é um negócio em crescimento, se você tem uma equipe de TI capaz de executar e manter um sistema telefônico interno e se você tem acesso a uma conexão de internet de alta velocidade.

Quando você Ao escolher uma operadora de telefonia, Swartz disse que é importante procurar uma que ofereça mais do que apenas as ferramentas e recursos que você deseja em um sistema de telefonia. Ela disse que você quer um provedor que tenha conhecimento técnico, tempo e recursos para fornecer o nível de suporte que sua empresa exige.

"Não subestime a importância do parceiro de suporte em sua decisão - certifique-se de que a cultura de sua empresa é compatível com a sua", disse Swartz.

P: Com sistemas em nuvem, há apenas uma taxa mensal ou há outros custos? Eu deveria estar ciente de?

A: Swartz disse que pode haver alguns custos iniciais com sistemas telefônicos hospedados em nuvem. "Normalmente, você ainda tem que pagar pelos telefones e gateways que residem nas instalações, assim você não evita totalmente os custos iniciais, a menos que o provedor" alugue "os telefones para você."

Além disso, alguns os provedores cobram taxas de configuração e treinamento

P: Com um sistema hospedado na nuvem, estou compartilhando um servidor com outras empresas ou existe um servidor apenas para o meu negócio?

A: Muitos sistemas de telefonia na nuvem Os provedores oferecem às empresas a opção de usar um servidor compartilhado ou pagar extra pelo seu próprio servidor dedicado.

O inglês disse que escolher um servidor dedicado ou compartilhado depende se você quer o sistema exclusivamente dedicado a você, ou se você quer comprá-lo como um serviço na mesma plataforma que o provedor oferece a todos os outros.

"Essa é uma boa opção para alguém que não tem muitos requisitos especiais ou precisa de muita personalização", disse o inglês sobre servidores compartilhados. "Se você é uma grande [organização] com necessidades complexas, essa não será uma boa opção."

P: A conexão em um sistema VoIP é tão boa quanto em um telefone fixo?

A: Enquanto alguns usuários podem estar preocupados com a qualidade de um sistema VoIP e como ele soa, a tecnologia chegou tão longe que é quase impossível dizer a diferença entre as ligações fixas e baseadas na Internet.

"É altamente comparável, se não melhor ", disse David Lee, vice-presidente de produtos de plataforma da RingCentral, de conexões VoIP. "Muitas operadoras mudaram para sistemas baseados em VoIP, e a maioria das pessoas não pode dizer a diferença."

No entanto, para garantir que a qualidade das chamadas permaneça clara e forte, as empresas precisam ser diligentes sobre como configurar rede de dados, de acordo com o Inglês

"Você tem que reservar uma certa largura de banda para garantir que a chamada tenha qualidade, e a chamada de voz tem que ter prioridade sobre o seu outro tráfego", disse o inglês. : Quais tipos de recursos estão disponíveis em um sistema de telefonia VoIP?

A:

Embora os sistemas telefônicos ricos em recursos tenham sido usados ​​anteriormente apenas por grandes corporações, as opções atuais de VoIP oferecem aos pequenos negócios os mesmos benefícios. Aqui estão alguns dos recursos que você pode achar mais benéficos: Correio de voz

• Correio de voz para email
• Correio de voz para texto
• Transcrição de correio de voz
• Transferência de chamadas
• Gravação de chamadas
• Filas de chamadas
• Opção de números locais e gratuitos
• Resposta de voz interativa
• Mensagens instantâneas entre escritórios
• Chamadas em conferência
• Atendedores automáticos
• Discagem em ramal
• Grupos de toques
• Assistência de directório
• Transferência de chamadas
• Fax via Internet
• Relatórios de chamadas
• Monitorização de chamadas
• Notificações de chamadas não atendidas
• Videoconferência
• Reuniões online
• Mensagens instantâneas
• Integrações com programas populares , como Microsoft Outlook, Salesforce e serviços do Google
• P: Os funcionários remotos podem acessar um sistema telefônico comercial?

A:

A tecnologia VoIP oferece aos funcionários a liberdade de fazer e receber chamadas de negócios de qualquer lugar, sem a necessidade para um telefone celular dedicado aos negócios. Os sistemas VoIP de negócios oferecem aplicativos para smartphone e recursos de mobilidade que proporcionam aos funcionários a funcionalidade completa de seus telefones de mesa a qualquer hora, em qualquer lugar.

Por que eu deveria me importar se meus funcionários podem acessar o sistema telefônico quando estão fora do escritório? A:

Os recursos de mobilidade estão ajudando os empregadores a mostrar que seus funcionários estão sempre lá para atender às necessidades de seus clientes. Enquanto anteriormente, os funcionários só podiam usar seus telefones pessoais para falar com os clientes quando estavam longe de suas mesas, ferramentas de mobilidade do sistema de telefone permitem que os trabalhadores sejam alcançados sem fornecer seus números privados quando querem ser contatados fora do escritório, Lee explicou.

"Ele permite que você se identifique com a identidade de sua empresa", disse ele. P: Se a minha empresa tiver vários locais, será importante se eu tiver um sistema local ou baseado em nuvem?

A:

Embora os sistemas local e hospedado possam oferecer suporte a organizações com vários locais, o uso de uma solução hospedada pode simplificar as coisas, disse o inglês. "Se você tem muitos sites distribuídos e precisa conversar juntos, é uma maneira de padronizá-los e consolidá-los em uma única plataforma."

Agora que você conhece os tipos de sistemas de telefonia disponíveis e o que cada um oferece, precisa determinar qual provedor é melhor para você. Para limitar suas escolhas, recomendamos que você confira nossas melhores escolhas para vários tipos de empresas, bem como nossa lista completa de fornecedores, se nossas sugestões não atenderem às suas necessidades. Um resumo de nossas melhores escolhas, nosso raciocínio para escolhendo cada um deles e nossa lista completa de provedores de sistemas de telefonia comercial pode ser encontrada aqui

Pronto para escolher um sistema telefônico comercial? Aqui está um resumo de nossa cobertura completa:

Os Melhores Sistemas Telefônicos Empresariais 2018

Melhor Serviço Telefônico

• Melhor para Pequenas Empresas
• Melhor para Pequenos Escritórios
• Melhor Sistema Telefônico Virtual
• Melhor para Chamada Centros
• Nota do editor: Procurando por informações sobre sistemas telefônicos comerciais? Use o questionário abaixo e nossos parceiros fornecedores entrarão em contato para fornecer as informações necessárias.

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