5 Maneiras simples e comprovadas de melhorar seus hábitos de e-mail


5 Maneiras simples e comprovadas de melhorar seus hábitos de e-mail

Você acha que seus e-mails estão tomando conta de sua vida? Se você gasta todo o seu tempo dentro e fora do escritório lendo e respondendo a mensagens, provavelmente está certo. Mas a boa notícia é que existem maneiras rápidas e fáceis de obter controle sobre sua caixa de entrada, o que o deixará muito mais produtivo e menos estressado.

Pronto para uma revisão de e-mail? Siga estas cinco dicas comprovadas.

Você pode pensar que está fazendo um favor ao inscrever-se em boletins informativos relevantes, mas talvez seja melhor encontrar outras maneiras de manter-se informado sem obstruir sua caixa de entrada. . Receber muitos e-mails todos os dias já é demais, e se você é um colecionador de assinaturas, só está tornando as coisas mais difíceis para você.

De acordo com um estudo da Harris Interactive, os funcionários não conseguem acompanhar mais do que 50 e-mails em um dia, informou a ABC News. A pesquisa, que questionou cerca de 2.000 adultos americanos, descobriu que apenas 6% dos funcionários disseram que podiam receber mais de 50 e-mails por dia. O estudo também descobriu que um em cada cinco funcionários se sente pressionado devido à sobrecarga de e-mail.

Ao cortar algumas ou todas as assinaturas que você não precisa, também pode cortar parte do estresse. você experimenta como resultado de uma caixa de entrada sempre cheia

Pode parecer óbvio, mas verificar seus e-mails a cada 5 minutos pode fazer você se sentir estressado e torná-lo menos produtivo. Se você estiver constantemente checando e respondendo a e-mails toda vez que uma nova mensagem aparecer, você nunca fará nenhum trabalho de alta prioridade. No entanto, deixar as pessoas penduradas na sua caixa de entrada também não é bom para os negócios. Em vez disso, tente programar blocos de tempo específicos ao longo do dia para abrir e responder a e-mails.

Um estudo publicado na revista Computers in Human Behavior analisou trabalhadores que se limitavam a verificar seus e-mails apenas três vezes por dia. O estudo descobriu que esses trabalhadores eram menos tensos, menos estressados ​​e mais produtivos do que aqueles que deixavam suas notificações e checavam seus e-mails constantemente ao longo do dia, relatou a New York Magazine.

Se você está preocupado com a falta de mensagens urgentes de clientes ou atualizações importantes do seu chefe, tente configurar filtros em sua caixa de entrada para alertá-lo apenas quando esses e-mails significativos forem recebidos. Guarde o resto das suas mensagens para as quebras de email atribuídas.

Quando estiver fora do escritório - seja quando chegar a casa depois de um longo dia, quando é o fim de semana ou até quando você está de férias - verifique se seus e-mails estão desativados. Com a maioria dos funcionários usando smartphones ligados a seus e-mails de trabalho, pode parecer impossível escapar das responsabilidades e do estresse do escritório, mas estudos mostram que ficar conectado é realmente ruim para sua saúde.

De acordo com uma pesquisa da Workplace Options , 59 por cento dos trabalhadores americanos usam seus dispositivos móveis para fazer o trabalho após o horário comercial normal, relatou a Fortune.com. Outra pesquisa, da Good Technology, descobriu que 68 por cento das pessoas verificam seus emails antes das 8h, 50 por cento checam enquanto estão na cama, 57 por cento em passeios familiares e 38 por cento até checam seus e-mails na mesa de jantar. No entanto, isso pode causar mais do que apenas estresse na sua saúde mental; pode causar problemas físicos também. Juntamente com questões psicológicas, a verificação de e-mails fora do horário de trabalho também pode levar a problemas gastrointestinais e cardiovasculares, segundo um estudo da revista Chronobiology International, publicado pela Fortune.com.

Não há problemas em verificar se você está esperando atualização importante, mas é melhor para você se você pode evitar ficar no modo de escritório em suas horas de folga.

Às vezes, a melhor estratégia de email é saber quando não usar o email. Se você está indo e voltando com seu chefe ou com um colega de trabalho que não exige uma reunião cara a cara, mas está ocupando um tempo valioso por e-mail, aproveite o sistema de mensagens instantâneas de sua empresa. Você também pode usar outras opções de bate-papo, como o Slack ou o Gchat. Mensagens instantâneas (IM) podem tirar um pouco do tempo de espera de sua conversa e manter você longe de sua caixa de entrada já estressante.

De acordo com um relatório do The Radicati Group, o uso de mensagens instantâneas pelas empresas continua a crescer; o número de contas de mensagens instantâneas em todo o mundo totalizou 3,2 bilhões em 2015. E é frequentemente usado nas mesmas situações em que muitas pessoas normalmente confiam no email. E de acordo com o The Guardian, muitos donos de empresas descobriram que mudar para mensagens instantâneas reduziu o estresse e simplificou as comunicações internas diárias. Por exemplo, Steven Drost, CEO da Stipso, disse que costumava acordar até 100 e-mails todos os dias, mas depois de mudar para mensagens instantâneas, ele estimou que sua caixa de entrada estava 60% menos cheia, relatou o The Guardian. mensagens instantâneas também podem ser uma distração. Portanto, use as opções do seu cliente de bate-papo definindo seu status como ocupado ou indisponível quando estiver em reuniões ou trabalhando em um projeto que exija sua atenção total.

Mantenha os e-mails curtos

De acordo com um estudo do MailTime, quanto mais tempo um e-mail é, menos provável é que os destinatários realmente o leiam. A pesquisa descobriu que 19 por cento das pessoas não lêem um e-mail com mais de um parágrafo, 51 por cento não lerá o segundo parágrafo, 76 não lerão mais de três parágrafos e 84 por cento não lerão e-mails com mais de quatro parágrafos. Portanto, se você quiser economizar tempo e garantir que sua mensagem seja realmente eficaz, mantenha-a breve.

Isso inclui encaminhamentos por e-mail também; O envio de tópicos enormes e desorganizados é impressionante para seus colegas de trabalho e funcionários, disse a Forbes. Em vez disso, tente escolher os detalhes importantes e enviar apenas o que é necessário (e para quem - não seja generoso demais com o botão responder a todos).


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