Como Escolher o Software de Gerenciamento de Práticas Médicas

Seu sistema de gerenciamento de prática médica pode melhorar a eficiência de sua clínica ou criar um pesadelo para sua equipe. Quer seja uma benção ou um fracasso depende de qual solução você selecionar.

Neste guia, examinaremos o que os sistemas de gerenciamento de prática fazem e ajudaremos a orientá-lo no processo de tomada de decisão. Quais recursos você deve considerar? Que perguntas você deve fazer quando estiver fazendo compras? A escolha do sistema de gerenciamento de práticas correto pode ajudá-lo a agilizar as operações do dia a dia e aumentar seu fluxo de caixa, mas o sistema errado pode atrapalhar sua prática até quase parar. Se você estiver procurando por esse tipo de software em 2018, certifique-se de escolher um parceiro de fornecedor que estará ao seu lado em todas as etapas.

Primeiro, você deve saber por que precisa de um sistema de gerenciamento prático. Aqui estão alguns benefícios de ter um:

• Simplificação: É importante coordenar alguns dos aspectos financeiros e logísticos mais vitais de sua prática, incluindo agendamento, faturamento e análise financeira.
• Automação: Um sistema de gerenciamento de prática que inclua um portal de pacientes também pode aliviar parte da sua recepção, permitindo que os pacientes solicitem compromissos e preencham formulários on-line. A seleção do sistema que melhor corresponde à sua especialidade e fluxo de trabalho desempenhará um grande papel no seu sucesso clínico e financeiro
• Faturamento: Se você decidir manter seu faturamento médico internamente em vez de terceirizá-lo para um serviço de faturamento médico , seu sistema de gerenciamento de prática ajudará a garantir que as solicitações sejam enviadas aos pagadores de maneira oportuna e adequada. Juntamente com uma equipe dedicada, os sistemas de gerenciamento de prática podem ajudar a aumentar a quantidade de solicitações aceitas pelos pagadores na primeira passagem. Os membros da equipe também podem usar o software para responder a recusas e rejeições, bem como gerar relatórios financeiros e extrair dados para analisar a saúde fiscal da sua prática. É importante notar que você também precisará de um codificador médico certificado na equipe se você pretende faturar através de seu sistema de gerenciamento de prática, especialmente com a recente mudança para a CID-10.
• Comunicação do paciente: também pode ser usado como uma ferramenta para gerar e enviar os balanços dos pacientes, bem como predeterminar se os pacientes devem alguma coisa do próprio bolso antes de sua consulta, facilitando a coleta de pagamentos no local de atendimento.

tudo sobre sistemas de gerenciamento de prática? Veja nossas recomendações para os sistemas de gerenciamento de melhores práticas para pequenas práticas e novas práticas.

Nota do editor: Procurando mais informações sobre o software de gerenciamento de práticas médicas? Preencha o questionário abaixo e nossos parceiros fornecedores entrarão em contato para ajudá-lo a tomar sua decisão

Como escolher um sistema de gerenciamento de prática

Embora os médicos raramente precisem interagir diretamente com seu sistema de gerenciamento de prática, o software é um parceiro diário indispensável para os funcionários. Entre engajar-se com pacientes e apoiar seu ciclo de receita, o sistema de gerenciamento de prática que você escolhe tem um grande papel a desempenhar no sucesso ou fracasso de sua prática. Com isso em mente, o Mobby Business conversou com especialistas e consultores para descobrir as perguntas certas a serem feitas quando se considera qual sistema de gerenciamento de práticas deve ser adquirido.

Custo: O custo de qualquer sistema de gerenciamento de prática é altamente variável dependendo suas necessidades, os recursos que você seleciona e o tamanho da sua prática. A maioria das empresas só será capaz de lhe dar uma estimativa de estimativa sem se sentar e passar pelos detalhes do que você está pedindo. E quando se trata de praticar sistemas de gerenciamento, pode haver muitos custos ocultos e recursos opcionais que podem aumentar rapidamente o preço base.

Resumindo: Entre na conversa sabendo o que você precisa e o que não precisa. Sua prioridade máxima através deste processo deve ser obter uma lista por escrito de quais recursos você obterá exatamente para que custo antes de concordar em fazer parceria com qualquer fornecedor. Sem uma confirmação clara e por escrito, pode ser difícil saber o que está incluído e quais os custos extras, e você pode acabar pagando uma taxa adicional por um recurso que você poderia ter vivido sem

Facilidade de uso: Implementando um novo sistema e adaptação a ele é difícil o suficiente como é, por isso é importante certificar-se antecipadamente de que as pessoas que usarão o novo software estejam confortáveis ​​navegando por ele. Todo mundo trabalha de maneira diferente, por isso, certifique-se de consultar sua equipe e incluí-los no processo de tomada de decisão. Eles devem pelo menos estar moderadamente confortáveis ​​com o sistema e, idealmente, o fornecedor oferecerá a você um representante da empresa para ajudar a guiá-los pela curva de aprendizado.

Conclusão: Cada sistema de gerenciamento prático é organizado de maneira diferente , então é imperativo saber o que sua equipe está procurando. Por exemplo, alguns sistemas de gerenciamento de prática usam um painel central para organizar os diferentes recursos do software, enquanto outros empregam muitos menus suspensos e várias janelas pop-up. Saber o que é mais eficaz para o fluxo de trabalho da sua prática é fundamental para uma transição bem-sucedida. Qualquer novo sistema irá, naturalmente, diminuir a produtividade um pouco no início, mas não deve atrapalhar a sua prática.

Hospedagem baseada em nuvem ou local: Há duas maneiras principais de hospedar software de gerenciamento prático: os servidores da empresa acessados ​​por meio da nuvem ou em servidores locais comprados e mantidos por sua prática. Se você preferir hospedar o sistema localmente, precisará pagar antecipadamente pelos servidores, o que pode ser caro, e depois precisará da equipe de TI dedicada a manter e atualizar o sistema. Se seus servidores ficarem inativos, você poderá ficar sem acesso aos seus dados. Ainda pior, se a segurança do sistema for comprometida, os dados confidenciais do paciente podem ser perdidos. Com a opção baseada em nuvem, essas preocupações são do fornecedor. As atualizações do sistema são de responsabilidade da empresa e você pode estar razoavelmente seguro de que seus dados estão seguros. O custo inicial também é menor; Em vez de comprar servidores, a opção de nuvem geralmente é uma taxa de assinatura mensal. Mas se você escolher a opção hospedada na nuvem, é importante garantir que a empresa tenha medidas de segurança eficazes.

Conclusão: Você precisará obter uma confirmação por escrito de que sua prática possui os dados armazenados. na nuvem; Você também precisará de uma garantia de que, se mudar de sistema, o fornecedor não manterá seus dados como reféns. Não é incomum que uma empresa tente cobrar práticas para obter seus próprios dados ao sair para um novo sistema. Nesse caso, você pode ter que escolher entre pagar ou perder todos os seus dados ganhos com dificuldade, o que significa que você terá que começar do zero com um novo sistema.

Experiência com Especialidades: Você também Queremos garantir que o sistema de gerenciamento de prática que você escolher seja amplamente utilizado em sua especialidade. Existem nuances para diferentes especialidades que simplesmente não podem ser refletidas por um sistema geral, portanto, você precisará saber se o fornecedor levou sua especialidade em consideração ao projetar o sistema. Caso contrário, você pode acabar com um sistema de barebones que não é otimizado para as funções que você precisa. Por exemplo, as necessidades de um clínico geral variam muito de um dermatologista e, para um ótimo desempenho, você deve ter certeza de que seu sistema de gerenciamento de prática pode ser adaptado às suas necessidades.

Conclusão: A fim de encontrar Para saber até que ponto cada empresa atua nesse aspecto, pode valer a pena procurar outros médicos que você conheça operando em seu campo e perguntar como eles gostam de seu sistema de gerenciamento de prática.

Interfaces: Outra grande consideração ao escolher Um sistema de gerenciamento de prática deve ser o quão bem ele irá interagir com o sistema de registros eletrônicos de saúde (EHR) que sua prática usa. A interface refere-se à capacidade de ambos os sistemas se comunicarem entre si e compartilharem dados relevantes. Operar dois sistemas que interfiram bem pode reduzir o tempo que você e sua equipe levam para inserir e transferir dados. Se você está agendando pacientes e registrando informações demográficas, esses dados devem ser inseridos automaticamente no sistema EHR quando o paciente chega para uma visita. Da mesma forma, depois que um paciente é atendido, o sistema EHR deve enviar automaticamente ao sistema de gerenciamento de prática as informações de faturamento relevantes com base nos serviços que você forneceu.

Resumindo: Até mesmo um sistema de gerenciamento de boas práticas pode se tornar um pesadelo para sua prática se não funcionar bem ao lado de seu EHR. Se os dois sistemas não puderem se comunicar adequadamente, sua equipe poderá se encontrar entrando e reinserindo os mesmos dados várias vezes, tirando-os de tarefas mais urgentes.

Personalização: O sistema que sua prática usa deve seja sensível às suas necessidades. Seja personalizando a aparência dos modelos nos quais você inserirá dados ou a duração dos compromissos no recurso de agendamento, a facilidade e amplitude de personalização é algo que você precisará entender antes de assinar na linha pontilhada.

Resumindo: Saber o que você precisa é essencial antes de contratar um fornecedor; Se você não tem certeza do que um sistema pode fazer, peça para mostrar o quanto você pode alterá-lo. Além disso, descubra se a personalização de determinados recursos significa um custo adicional para sua prática. Só porque isso pode ser feito, não significa que será feito de graça.

Portal do paciente: Um portal do paciente é um ótimo componente de um sistema de gerenciamento prático que pode aliviar muito o estresse de sua equipe e agilizar as visitas dos pacientes. O portal permite que seus pacientes façam login a partir de seus próprios computadores e preencham a documentação que, de outra forma, precisariam concluir ao chegar para a consulta. Com dados demográficos, informações sobre seguros e solicitações de agendamento preenchidas remotamente, sua prática pode seguir os próximos passos necessários com antecedência. Na melhor das hipóteses, no momento em que um paciente passa pela porta, seu seguro foi verificado, todos os co-pagamentos exigidos foram determinados e todas as suas informações pessoais estão atualizadas. No entanto, é importante dar uma olhada no portal do paciente antes de classificá-lo como um sinal positivo. Um portal de pacientes confuso ou desajeitado pode frustrar seus pacientes e realmente dificultar a obtenção das informações necessárias.

Conclusão: Embora o portal seja uma excelente ferramenta, certifique-se de que qualquer fornecedor mostre esse recurso em detalhes, e lembre-se de considerar o componente da perspectiva de um paciente que pode não estar familiarizado com as necessidades da equipe de uma clínica médica

Relatórios e análise de dados: Além de executar bem as tarefas de faturamento, você precisará de uma prática sistema de gerenciamento que pode criar relatórios robustos e analisar dados para que você saiba exatamente onde sua prática se sustenta financeiramente. Simplesmente gerenciar seu ciclo de receita não é suficiente para permanecer viável; Relatórios detalhados e análises podem ajudar muito você a projetar e até melhorar seu fluxo de caixa. Por exemplo, você será capaz de identificar quais médicos são os mais produtivos para a sua prática, ou você pode saber de quais bairros a maioria dos seus pacientes vem.

Conclusão: Identificando por meio desses relatórios o que funciona e o que não, você pode manter sua prática em um caminho seguro para o sucesso e a lucratividade. E se um sistema de gerenciamento de prática permitir que você compartilhe eletronicamente esses relatórios com outros membros de sua prática, melhor ainda.

Treinamento: Mesmo que o sistema seja incrivelmente fácil de usar, sempre haverá uma curva de aprendizado. Além disso, considere os diferentes graus de aptidão técnica entre os membros da sua equipe. Não importa o quão intuitivo, quando sua equipe está se adaptando a um novo software, eles precisarão de algumas orientações de vez em quando. Um fornecedor realmente comprometido oferecerá treinamento abrangente, no local ou individual na Web.

Conclusão: É importante receber por escrito o processo de treinamento em que a empresa se envolve e todos os custos adicionais formação de pessoal durante o período de implementação. Um bom treinamento significa que sua equipe pode se acostumar e se sentir confortável com o sistema de gerenciamento de prática rapidamente, e reduzirá a quantidade que sua produtividade sofrerá à medida que sua prática fizer a transição do sistema anterior.

Suporte do Fornecedor: A Espera-se que o parceiro do fornecedor esteja presente para você quando algo der errado. É inevitável, como em todos os sistemas complexos, que você acabe encontrando um problema, e o fornecedor deve estar disponível para ajudá-lo a se recuperar de qualquer problema que você possa ter. Além disso, se surgir um problema no seu final, você precisa saber que eles serão responsivos e responsáveis ​​pelo erro. Em alguns casos, uma empresa pode atribuir sua prática uma ligação direta. Esse é um recurso útil para qualquer prática, já que esse indivíduo estaria familiarizado com seu sistema específico e com o modo como sua prática funciona. Outras empresas, no entanto, simplesmente têm um call center de suporte técnico; Pode ser mais difícil resolver um problema se a pessoa que atende à chamada não estiver familiarizada com a configuração do seu sistema de gerenciamento de prática. Além disso, é importante saber se os serviços de suporte funcionam 24 horas por dia, 7 dias por semana ou se você pode entrar em contato apenas com assistência técnica durante o horário comercial normal.Conclusão:

Um bom relacionamento com um fornecedor de gerenciamento de prática baseia-se na confiança, e isso é necessário desde o início. Que tipo de suporte você pode esperar e quaisquer custos adicionais para esse suporte são mais alguns termos que você deve obter por escrito no início. Dicas dos especialistas

Especialistas e profissionais consultados para essas dicas incluem: David Zetter, quem é o

fundador e consultor principal da Zetter Healthcare , bem como membro da Sociedade Nacional de Consultores de Negócios de Saúde Certificados ; Adina Friedman, analista de sistemas médicos do CTS Guides ; e Joseph E. Glaser, médico de medicina nuclear baseado no Radiologic Associates PC . Se possível, adquira um pacote de software completo.

Se a sua prática está apenas começando, pode valer a pena. para comprar tudo o que você precisa de uma só vez. Idealmente, você pode obter um sistema de gerenciamento de prática e um sistema de EHR do mesmo fornecedor, que também é o fabricante. Dessa forma, você pode ter certeza de que os sistemas são capazes de se comunicar de uma maneira ideal, e futuras atualizações serão feitas com cada sistema em mente. Dessa forma, você também terá um contato único para problemas técnicos, suporte e treinamento para ambos os sistemas.

"O objetivo é torná-lo o mais simples e indolor possível", disse Glaser. "Considerando o quanto esses sistemas podem ser volumosos e que você depende muito dessas coisas, eles precisam funcionar muito bem. Se você está começando do zero, consiga tudo de uma vez e certifique-se de ter tudo o que precisa. "

Demonstração de pelo menos três sistemas.

Não é suficiente simplesmente demonstrar um sistema e decidir que parece bom o suficiente. Você precisa ganhar um quadro de referência para suas comparações, e é por isso que a Zetter recomenda reunir-se com pelo menos três a cinco fornecedores e fazer perguntas críticas sobre os produtos que eles oferecem.

"Muitas pessoas verão apenas um sistema ... e diga: 'Ah, eu gosto desse' ', disse Zetter. "Em vez disso, demonstre de três a cinco sistemas diferentes para que você possa realmente entender quais são os melhores."

Maior nem sempre é melhor.

Muitas vezes, empresas maiores estão focadas em práticas empresariais e hospitais. Seus sistemas, nesses casos, serão adaptados a esse tipo de operações enormes e podem não ser adequados para uma pequena prática. Algumas grandes empresas também oferecem opções pequenas e médias, mas há muitos fornecedores confiáveis ​​que se concentram exclusivamente em práticas menores. Quando se trata de gerenciamento de prática, maior nem sempre significa melhor.

"Eu seria muito cauteloso das grandes empresas para o pequeno praticante", disse Friedman. “Para aqueles de médio a grande porte, é uma questão diferente.”

Instale seu sistema PM primeiro.

Instalando o sistema de gerenciamento de prática primeiro você pode colocar seu fluxo de caixa em um nível estável e sua equipe confortável o sistema antes de iniciar o difícil processo de implementação do EHR. Ter o mecanismo de gerenciamento de prática funcionando sem problemas pode tornar a transição inevitavelmente irregular para um novo sistema EHR um pouco mais fácil de gerenciar.

"Eu recomendo implementar o sistema de gerenciamento de prática primeiro e tê-lo em funcionamento por cerca de seis meses" Zetter disse. "Todo mundo se acostuma com o agendamento e você constrói seu fluxo de caixa, e assim quando você implementa o RSE você não impacta todo o escritório."

Chame referências locais dentro de sua especialidade.

Os especialistas que falamos Foram unânimes nesta decisão: procurar suas próprias referências locais que operam dentro de sua especialidade. Não basta se contentar com a lista de referências que uma empresa lhe dá; estes provavelmente são apenas seus clientes mais felizes e podem não ser relevantes para seus interesses de qualquer maneira. "Você não terá um sistema perfeito, então quando você pedir referências, estas são boas perguntas a fazer", disse Zetter. "Há sempre problemas com a instalação, mas a chave é como o fornecedor lidou com isso e com que rapidez. Pergunte se eles tomariam ou não a mesma decisão e iriam com o mesmo fornecedor."

"Você realmente só tem que saber o que você quer", disse Glaser. "Às vezes é tão simples quanto perguntar a outras pessoas que você conhece. Vá para as outras pessoas em seu campo e discuta isso."

"É muito importante para uma pequena clínica médica obter depoimentos muito locais", disse Friedman. "As regras dentro de cada estado para seguros operam de maneira diferente. É muito importante conversar [com outros provedores] sobre a apresentação do seguro."

Para obter mais informações sobre sistemas de gerenciamento de prática, consulte nossas recomendações de software para pequenas práticas e software para novas práticas

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