Cybersecurity na estação de imposto: Como proteger seus dados financeiros

A segurança cibernética é importante durante todo o ano, mas especialmente durante a temporada de impostos, quando os proprietários de empresas frequentemente compartilham informações confidenciais com profissionais, muitas vezes pela Internet. Os hackers que adorariam colocar as mãos em suas informações pessoais e comerciais sabem que as pequenas empresas podem não ter os mesmos recursos de segurança cibernética que as corporações maiores, tornando-as alvos fáceis. Por isso, o Mobby Business conversou com David Wagner, CEO da ZixCorp, sobre as etapas que os empreendedores devem tomar para garantir que seus dados sigilosos não estejam à disposição.

Mobby Business: Que preparação as pequenas empresas devem fazer? temporada de impostos?

David Wagner: À medida que as pequenas empresas começam a reunir seus documentos fiscais, eles devem ter certeza de que estão tomando precauções básicas de segurança importantes.

Qualquer informação confidencial ou identificável deve ser criptografada se compartilhada fora da empresa por e-mail, e você deve sempre garantir que o destinatário final seja a pessoa pretendida. Com a ascensão de fraudes W-2 atingindo empresas este ano, você não pode ser muito cauteloso.

Além disso, sugerimos que você assegure que qualquer CPA ou profissional fiscal externo com quem você trabalhe esteja usando criptografia ao compartilhar suas informações comerciais com eles. Se um profissional de imposto estiver solicitando que você compartilhe informações on-line ou por e-mail, é imperativo que as informações sejam trocadas com segurança. Se você usa criptografia de e-mail para a sua empresa, suas informações estarão protegidas

Mobby Business: Quais são os erros mais comuns ou negligências que as pequenas empresas cometem quando se trata de impostos?

Wagner: Vimos muitos pequenos negócios Os proprietários compartilham suas informações pessoais com seu contador ou profissional de impostos por e-mail, sem usar um serviço de criptografia. Os criminosos estão bem conscientes de que o dia do imposto está chegando e estão direcionando os empresários desavisados ​​ao se apresentarem como profissionais de impostos por meio do uso de ataques de phishing. Nunca clique em links que você não confia ou envie informações privadas por e-mail não criptografado. Em vez disso, ligue para seu representante fiscal para discutir quaisquer dúvidas que ele possa ter.

Outro passo em falso comum ocorre quando proprietários de pequenas empresas selecionam suas senhas para serviços de contabilidade on-line. As duas senhas mais comuns do mundo são "123456" e "senha", de acordo com a SplashData. Evite senhas fáceis de hackear, evitando nomes de crianças ou datas de nascimento. Certifique-se de usar uma mistura de letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos

Mobby Business: Quando se trata de segurança, como as pequenas empresas podem garantir que os profissionais estejam protegendo suas informações fiscais mais sensíveis?

Wagner: Pequenas e médias empresas precisam conversar com seu profissional de impostos para garantir que estejam tomando as precauções necessárias para proteger os dados do proprietário da empresa. Se você estiver se comunicando via e-mail, pergunte quais tipos de opções de criptografia de e-mail eles têm. Para aqueles que usam serviços de contabilidade on-line, procure no site da empresa para ver quais recursos de segurança eles oferecem.

Você vai querer procurar por proteções protegidas por senha e serviços de criptografia para compartilhar quaisquer arquivos online.
Mobby Business: Are Há alguma etapa adicional que as pequenas empresas possam adotar para proteger suas informações e comunicações confidenciais?

Wagner: Os proprietários de pequenas empresas devem conversar com os funcionários para se certificarem de que estão cientes dos riscos potenciais para seus dados on-line e estratégias para proteger informações pessoais contra ameaças. Uma pesquisa recente de profissionais de TI e segurança de TI da Raytheon descobriu que 70% dos entrevistados disseram que veem mais incidentes causados ​​por erros não intencionais do que por ataques intencionais ou mal-intencionados.

Todos os funcionários precisam ter senhas fortes protegendo seus dispositivos - smartphones e laptops incluídos. Além disso, incentive os funcionários a usar apenas redes Wi-Fi com as quais estejam familiarizados para evitar um contratempo de compartilhamento de informações. Considere inscrever-se em um seminário on-line ou sessão de treinamento para que todos os funcionários possam se atualizar em maneiras simples de se proteger contra uma violação de dados.

Defina defesas, como a tecnologia Data Loss Prevention, para proteger os funcionários de si mesmos. Você pode instalar um software que verificará e-mails enviados para possíveis sinais de alerta. Se houver motivo para preocupação, o software colocará a mensagem em quarentena e fará o check-in com o administrador para confirmar que essa informação deve ser entregue. Dessa forma, empregadores e funcionários podem ficar tranquilos sabendo que informações confidenciais - como números de Seguro Social, informações de cartão de crédito, etc. - são seguras.

: Há mais alguma coisa em que os empreendedores devem estar cientes?

Wagner: Embora a temporada de impostos seja um momento particularmente vulnerável para as pequenas empresas, existem riscos de segurança durante todo o ano. Para evitar que informações particulares cheguem às mãos erradas, escolha opções de segurança fáceis de usar e compatíveis com dispositivos móveis. Na melhor das hipóteses, a segurança funciona automaticamente e em segundo plano, sem etapas extras para seus funcionários e parceiros de negócios externos. A próxima melhor opção é uma solução que funciona em duas etapas ou menos. Qualquer outra coisa é uma distração e interferência para seus funcionários e seus negócios.

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