Como Fazer um Plano de Gerenciamento de Tempo para a Vida e Negócios
Inovadores como Henry Ford atribuíram seu sucesso à boa administração do tempo. No entanto, um estudo recente descobriu que 72 por cento dos proprietários de pequenas empresas estão trabalhando mais dias e em mais fins de semana, enquanto metade dos entrevistados acham que não há tempo suficiente para fazer as coisas. Com o tempo sendo a commodity mais valiosa para os pequenos empresários, um plano de gerenciamento de tempo é essencial para administrar um negócio e alcançar um equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Veja como outros empreendedores, de freelancers a proprietários de pequenas empresas, gerenciam efetivamente seu tempo e como você pode criar seu próprio plano de gerenciamento do tempo para a vida e os negócios
Definir metas e gerenciar tarefas
O gerenciamento de tempo tem tudo a ver com a definição de metas e a conclusão das tarefas necessárias para alcançá-las. Rich Winley, fundador da No Chains, uma startup que ajuda os usuários a encontrar restaurantes não-cadeias locais, acredita em olhar para o quadro geral e depois dividir as tarefas antes de enfrentá-las. essencial para mim ", disse Winley. "Todo mês, estabeleço uma meta para o que precisamos realizar e, em seguida, decompõe-se em semanas e dias. Isso significa que todos os domingos antes da minha semana começa, eu escrevo o que precisamos realizar para a semana." > Para organizar tudo o que ele precisa, Winley usa o Wunderlist, um aplicativo de produtividade popular para criar, gerenciar e compartilhar listas de tarefas pessoais e de negócios. Seus recursos incluem lembretes de prazo, acompanhamento de progresso e sincronização automática entre dispositivos.
Para empresas, ferramentas de monitoramento e gerenciamento de tempo ajudam a manter todos focados e na mesma página, eliminando o desperdício de tempo procurando e-mails e falhas de comunicação sobre qual membro da equipe é responsável qual tarefa. O Wunderlist Pro, por exemplo, permite que os usuários deleguem tarefas para colegas e membros da equipe para uma conclusão e prestação de contas mais rápidas. Ferramentas de colaboração semelhantes incluem o SweetProcess, um aplicativo de gerenciamento de tarefas que documenta e sistematiza procedimentos, e o Flow, uma ferramenta de gerenciamento de tempo e colaboração online que mantém as tarefas organizadas e as equipes em sincronia.
Rastrear como você gasta seu tempo
Tenha um plano eficaz de gerenciamento do tempo, você precisa saber onde o seu tempo realmente vai. Embora ficar de olho no relógio funcione para alguns, as ferramentas de controle de tempo são muito mais eficazes para os outros
Josh Leavitt, proprietário da empresa de web design e marketing on-line J-Leavitt Designs, usa o aplicativo Harvest. De acordo com Leavitt, a Harvest melhora muito sua eficiência permitindo que ele insira todos os seus clientes, projetos e tarefas em um único lugar e permitindo que ele acompanhe facilmente suas horas, crie faturas e fature clientes.
Dentro de um ano de começar sua empresa Leavitt tinha quatro funcionários em tempo integral e 25 terceirizados em todo o mundo. Como parte do plano de gerenciamento de tempo de sua empresa, Leavitt começou a usar o Time Doctor, uma ferramenta de controle de tempo que lembra aos usuários a tarefa, monitora o uso da Internet e de aplicativos e cria relatórios descrevendo como o tempo do usuário é gasto. Com o Time Doctor instalado em todos os computadores de meus funcionários, fui capaz de atribuir projetos e rastrear tarefas até o minuto ", disse Leavitt." Ele gera automaticamente atividades eficientes de uso do tempo, bem como atividades de uso de tempo ruins e envia relatórios tanto para o funcionário quanto para mim. "
As ferramentas de controle de tempo também são eficazes para gerenciar seu tempo fora do trabalho. Mary Agnes Antonopoulos, escritora freelancer e estrategista de mídia social da Rockaway Writer, que atende até 20 clientes a qualquer momento, usa o OfficeTime para orçamentar e manter o controle de quanto tempo ela gasta em projetos. Ela também usa o aplicativo para priorizar sua própria vida.
"Eu também tenho o aplicativo no meu telefone, e eu uso para coisas pessoais, como trabalhar fora e tempo com os amigos", disse Antonopoulos. Ao fazê-lo, ela é mais capaz de ter tempo para si e viver a vida que ela quer. "Se eu não fizer isso, eu tento empurrar essas coisas e priorizá-las por último. Quem quer essa vida?"
Mantenha-se organizado
De acordo com um estudo realizado pela empresa de materiais de escritório Brother International, cada funcionário perde uma média de 76 horas por ano devido à desorganização. Isso se traduz em US $ 177 bilhões desperdiçados anualmente em busca de itens fisicamente e eletronicamente extraviados, o que poderia ter um efeito considerável sobre os resultados financeiros das pequenas empresas. Isso significa que, para melhor administrar seu tempo, você precisa se organizar.
Kathryn McKinnon, coach executiva e especialista em gerenciamento de tempo da McKinnon & Co., recomenda três ferramentas para ajudar a manter seus negócios e sua vida organizados, bem como o seu tempo gerido com eficácia.
Evernote: Esta aplicação gratuita, disponível para iPhone e Android, ajuda-o a manter-se organizado, mantendo todos os seus pensamentos, notas, ideias, listas de tarefas e muito mais num único local. "Mantenha-se organizado criando vários cadernos e agrupando notas da maneira que você quiser", disse McKinnon. "Ele possui um recurso de foto que permite tirar fotos das anotações manuscritas empilhadas na sua mesa e organizá-las em pastas para que você não perca ideias ou informações valiosas."
Fantástico: este aplicativo para iPhone , disponível na Apple App Store, aumenta sua produtividade usando seu calendário. Esta é uma ferramenta especialmente útil se você mantiver vários calendários, como um para o trabalho, em casa e sua vida social, todos os quais podem ser acessados e gerenciados em um local acessível, disse McKinnon. (De acordo com seus desenvolvedores, os usuários podem apenas digitar ou ditar um evento, como "Almoço com John em Cupertino na sexta-feira", e o aplicativo irá agendá-lo automaticamente, economizando tempo.)
CardMunch: Este aplicativo gratuito ajuda você organizar cartões de visita, transformando-os em contatos. "A rede é importante para descobrir oportunidades pessoais e de negócios, aumentar o seu negócio ou manter-se no topo da sua carreira", assinalou McKinnon. No entanto, "pode se tornar esmagador se você não tiver uma maneira de organizá-los", acrescentou. Com uma ferramenta como o CardMunch, os usuários simplesmente tiram uma foto de cada cartão de visita. "Então, ele envia todos os seus contatos para o seu telefone, tornando o gerenciamento de contatos fácil e eficiente."
Os profissionais de TI com deficiência não possuem
Trabalhadores de tecnologia da informação (TI) estão em alta demanda, mas podem querer trabalhar em suas habilidades pessoais, sugere uma nova pesquisa. Uma recente pesquisa com diretores de informação (CIOs) descobriu que os trabalhadores não possuem habilidades interpessoais e sociais, em áreas como comunicação e liderança.
A chave para aumentar a produtividade? Quebra de Funcionário
Se você quiser aumentar a produtividade de sua empresa, incentive seus funcionários a se afastarem de suas mesas de vez em quando. Mais de 85% dos funcionários acreditam que fazer intervalos regulares durante o dia os tornaria mais produtivos, de acordo com um novo estudo da Staples. No geral, mais de um quarto dos trabalhadores não faz uma pausa além do almoço.
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