5 Maneiras simples de tornar as reuniões mais produtivas

Profissionais acreditam que 25% do tempo que passam em reuniões é improdutivo, de acordo com um novo estudo da Robert Half Management Resources. Os funcionários sentem que os líderes cometem dois erros mais comumente nas reuniões: não cumprir uma agenda e não têm um propósito claro para o encontro.

Paul McDonald, diretor executivo sênior da Robert Half, disse que reuniões mal orientadas podem fazer mais mal do que bem.

"Uma reunião desnecessária ou mal conduzida pode derrubar todos, porque os participantes sentem que seu tempo não é valorizado", disse McDonald. "Os líderes podem evitar essa situação estabelecendo claramente o propósito da discussão, garantindo que as pessoas certas participem e oferecendo-lhes uma oportunidade de contribuir."

Para ajudar os líderes a tirar o máximo proveito de suas reuniões, Robert Half Management Resources oferece cinco dicas :

Revise a lista de convidados

• : limite os participantes aos participantes que têm interesse no resultado dos itens da agenda. A indicação de participação "obrigatória" versus "opcional" permite que os funcionários saibam quando sua participação e contribuição são necessárias, e isso pode ajudá-los a priorizar seu tempo. Mantenha-se informado
• : Bons líderes tornam acessível a agenda e os materiais de apoio divulgá-los com antecedência e garantir que a discussão permaneça focada. Esteja preparado para cortar ou tabelar conversas não relacionadas até um momento posterior. Planeje adequadamente
• : Para reuniões presenciais, certifique-se de que haja assentos suficientes na sala para todos. Deixe tempo para os desafios de configuração e pré-reunião da tecnologia que possam surgir Tempo de monitoramento
• : Mantenha-o curto e doce. Se uma reunião permanente for marcada por uma hora por semana, mas geralmente dura apenas 30 minutos, repita o tempo alocado. Se não há muito o que discutir, considere o uso de email ou um memorando como uma alternativa para uma reunião. Concluir forte
• : Se alguém sair da reunião perguntando quais são os próximos passos, você não realizou seu trabalho como reunião. hospedeiro. Dê tempo para que as pessoas façam perguntas e determine quem é responsável por cada item de acompanhamento. O estudo foi baseado em pesquisas com 400 trabalhadores americanos com mais de 18 anos que estavam empregados em ambientes de escritório.

Originalmente publicado em

Mobby Business

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