O manual do funcionário precisa de atualização?

Quando você ouve o "manual do funcionário", provavelmente pensa em um pacote espesso de diretrizes rígidas que regem o que os funcionários podem e não podem fazer, como devem se vestir e o que é esperado deles em um grande escritório corporativo. Embora um manual possa e deva ser muito mais que um esboço das regras, regulamentos e punições de uma empresa, é fácil entender por que esse importante documento conquistou essa reputação obcecada por regras ao longo dos anos. sobre] um ideal de políticas progressivas de ação disciplinar ou corretiva ", disse Melinda Figeley, vice-presidente de serviços de consultoria de RH da provedora de soluções de benefícios NFP. "Eles tendem a refletir uma cultura antiga em que um funcionário é avisado verbalmente e, se a questão de conduta ou desempenho ocorrer novamente, há advertências por escrito seguidas de demissão."

Figeley observou que os empregadores costumam colocar esses tipos de políticas em lugar para se proteger de ações judiciais e reclamações de funcionários. No entanto, essas regras podem levar os empregadores a mais problemas se as empresas não aplicarem suas próprias políticas, disse ela. A maioria dos empregadores acaba não seguindo a política que publicou ao pé da letra porque cria um processo passo-a-passo que não é apropriado para todos os funcionários em todas as situações, e isso pode criar sérios problemas no local de trabalho.

"Os manuais precisam ter uma política em que o desempenho e a conduta no trabalho sejam avaliados individualmente com base nas circunstâncias, como histórico de trabalho, gravidade e frequência do problema, e o que melhor impressionaria esse funcionário a necessidade de mudança", diz Figeley. disse o Mobby Business. "Cada situação é diferente, e os manuais precisam de flexibilidade, em vez de uma fórmula passo-a-passo para lidar com problemas de desempenho".

Mas políticas disciplinares ultrapassadas não são o maior problema das empresas atuais com seus manuais de funcionários. A maioria das pequenas empresas não tem um manual formal para a referência de sua equipe. Michael Pires, vice-presidente da ADP HR Solutions, disse que embora as empresas não sejam obrigadas por lei a ter manuais, elas são obrigadas a ter políticas escritas sobre várias leis trabalhistas federais e estaduais, como o Equal Employment Opportunity (EOO). A Lei de Padrões (FSLA) e a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA)

"Um manual se torna uma maneira de empacotá-lo de uma maneira realmente profissional", disse Pires. "Isso mostra aos funcionários que você leva sua empresa a sério e também define um padrão para o empregador e os funcionários para lidar com [determinadas situações]. É uma ferramenta e um recurso essenciais para ajudar a gerenciar uma organização."

Criando um manual formal do empregado pela primeira vez, Figeley e Pires aconselharam incluir as seguintes políticas essenciais:

Política de status de isenção ou classificação FLSA

• Elegibilidade da cobertura FMLA e outras licenças de ausência (ou seja, dever do júri), bem como os direitos e responsabilidades dos empregados e empregador
• Política de EOO
• Políticas contra bullying, assédio sexual e discriminação
• "Emprego à vontade" Aviso legal (requerido por 23 estados)
• Expectativas de tempo e presença
• Tempo livre de folga / tempo de folga permitido
• Cronogramas, deduções e processos da folha de pagamento (da perspectiva do funcionário)
• Manuseio da segurança no local de trabalho e acidentes
• Ofertas de benefícios, quando aplicável
• Para o "escritório moderno", tecnologia e trabalho remoto as políticas também devem ter um lugar nos manuais dos funcionários. Os guias devem especificar claramente o uso de BYOD em comparação a equipamentos de propriedade do empregador, bem como quaisquer expectativas de privacidade em relação aos dados corporativos. Figeley disse que o seu manual deve incluir políticas sobre arranjos especiais de trabalho como teletrabalho e horário flexível, e Pires recomendou uma política de mídia social descrevendo algumas diretrizes básicas de como um funcionário deve representar sua marca em redes sociais públicas.

Se você está criando um manual de funcionários pela primeira vez, não tente ir sozinho, disse Pires. Há muitas ferramentas para ajudá-lo a criar um manual, como assistentes de manuais de funcionários on-line de empresas como a ADP. Embora existam inúmeros modelos disponíveis on-line e muitos manuais existentes da empresa para usar como modelos, esteja ciente de que seu manual deve levar em conta suas necessidades e circunstâncias comerciais específicas.

"Não [assuma] políticas genéricas que você tenha baixado ou emprestado de alguém que você conhece vai ter o idioma apropriado ou conteúdo para o seu negócio, porque as chances são de que não, "disse Pires. "Pense em contratar os especialistas certos para orientá-lo no processo. Se você está voando sozinho sem a experiência certa, pode ser realmente difícil."

Mais importante ainda, ao elaborar seu manual, lembre-se de que seu objetivo principal é para envolver e motivar seus funcionários

"Um manual do funcionário [deve] inspirar, motivar e orientar os funcionários", disse Figeley. "É preciso levar em conta a mitigação de risco, mas seu objetivo principal é apresentar os funcionários à sua cultura, pessoas e história. Explique o que você está fazendo e como eles são parte disso. Deve ser um método de aculturar ou socializar os funcionários em uma organização e deixá-los animados para trabalhar [com você]. "

Originalmente publicado no Mobby Business

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