Escolhendo um serviço de fax online: um guia do comprador

O envio de fax pode parecer o vestígio antiquado do mundo dos negócios de ontem, mas muitas empresas ainda precisam enviar um fax ocasional, especialmente se trabalharem com parceiros ou agências governamentais que exigem capacidades de fax. Quaisquer que sejam suas razões para solicitar um serviço de fax, você não precisa de um aparelho de fax volumoso e caro para fazê-lo na era digital.

Serviços de fax on-line permitem enviar e receber faxes através de sua conta de e-mail, bem como esses faxes digitalmente. A maioria dos serviços oferece uma taxa de assinatura mensal baixa, com pouco ou nenhum dinheiro, e se você selecionar um fornecedor respeitável, esses serviços são confiáveis ​​e seguros.

Se você procura um serviço de fax on-line para suas necessidades de negócios em 2018, aqui está tudo o que você precisa saber sobre como escolher um. Também é possível ver uma lista completa de fornecedores de serviços de fax on-line, incluindo nossas melhores escolhas e detalhamento de como os escolhemos aqui

Como funcionam os serviços de fax on-line

Serviços de fax on-line digitalizam todo o processo de envio de fax. Há duas maneiras principais de enviar um fax usando um desses serviços: por endereço de email especial que inclui o número de fax do destinatário (ou seja, ) ou pelo site do fornecedor. Muitos serviços também oferecem um aplicativo móvel.

Para enviar e receber faxes on-line, o provedor de serviços traduzirá os documentos enviados por upload ou enviados por fax para o formato adequado para que a máquina na outra extremidade possa lê-los. O fax será entregue na máquina de fax do destinatário (para saída) ou na caixa de entrada de email (para entrada).

Serviços de fax online são opções viáveis ​​por vários motivos, mas seu principal benefício é manter os custos baixos, especialmente se sua empresa envia faxes com pouca frequência. Conveniência é outro importante ponto de venda; você não precisa estar em seu escritório ou perto de um aparelho de fax para enviar e receber documentos. Gerenciar seus faxes recebidos e enviados com um serviço de fax online é tão simples quanto ter acesso a um computador ou dispositivo móvel.

Recursos e opções

Muitos serviços oferecem recursos para aprimorar a usabilidade e a segurança, embora às vezes eles sejam adicionados custo. Isso inclui alertas móveis, integração com o Microsoft Outlook, tempos de entrega predefinidos, assinaturas digitais, capas personalizáveis, a capacidade de enviar vários destinatários de uma só vez e a capacidade de encaminhar faxes recebidos para vários endereços de e-mail. Alguns recursos de segurança incluem criptografia SSL ou PGP e proteção por senha para proteger informações confidenciais. A maioria dos serviços oferece esses recursos, mas é importante verificar antecipadamente e descobrir se eles custam mais.

Outra opção comum oferecida pelos fornecedores é o uso de um número de fax gratuito ou de um número de fax local. A maioria dos serviços também oferece serviços de fax internacionais e de longa distância, mas muitas vezes vem com uma taxa adicional.

Existem alguns serviços de fax on-line que oferecem planos somente de envio ou somente recebimento, mas muitas pequenas empresas exigem a capacidade para enviar e receber faxes. Alguns serviços limitam o número de faxes que você pode armazenar, enquanto outros limitam o tempo de arquivamento de um fax (geralmente cerca de um ano)

Preços

Normalmente, os serviços de fax online operam em um modelo de assinatura mensal, com taxas básicas que variam de US $ 5 a US $ 50 por mês. Essa taxa geralmente inclui uma quantidade definida de faxes recebidos e enviados, com de 100 a 2.000 páginas cada, com valores mais altos incluídos em planos mais abrangentes. Se você ultrapassar o limite mensal, você ativará as taxas excedentes, que geralmente variam de 3 a 12 centavos para cada página adicional além do valor alocado.

Alguns serviços de fax on-line oferecem planos de pagamento conforme o uso. Esses serviços não cobram taxas mensais e não exigem assinatura. Em vez disso, você paga apenas pelos faxes que envia quando os envia. Geralmente, esses planos só fazem sentido se você raramente enviar faxes. Caso contrário, é mais econômico comprar um plano com um número pré-pago de faxes.

Se você quiser enviar faxes internacionalmente, espere pagar um custo adicional. O preço varia, com base na localização, mas esteja pronto para pagar de 2 centavos a alguns dólares a mais por cada fax internacional enviado, dependendo do país para o qual você está enviando seus documentos por fax. Alguns serviços cobram taxas de configuração únicas, que variam de US $ 10 a US $ 25.

A maioria dos fornecedores oferece mais de um plano, para que você possa selecionar o que funcionar melhor para sua empresa. Alguns planos atendem a usuários pouco frequentes, enquanto outros são feitos para empresas que enviam faxes regularmente. Se você não enviar muitos faxes, normalmente poderá pagar menos por um limite de fax mensal mais baixo; Se você tem muitos faxes para enviar, vale a pena alguns dólares a mais por um limite maior. Alguns fornecedores também oferecem "pacotes corporativos" para grandes empresas que enviam um grande volume de fax.

Como escolher um serviço de fax online

A maioria dos serviços de fax on-line oferece preços e recursos semelhantes, mas pode haver diferenças significativas entre fornecedores. Aqui estão algumas dicas que ajudarão você a avaliar os serviços e encontrar o melhor para sua empresa:

Avalie suas necessidades: Saber o volume de faxes que você precisará enviar e receber a cada mês é a chave para encontrar o caminho certo provedor de serviço. Se você enviar e receber alguns faxes de maneira confiável todos os meses, um plano de pagamento conforme o uso pode ser uma boa escolha. Se sua empresa exigir mais do que isso, é melhor pagar por um pacote que inclua um número maior de faxes incluídos.

Solicite recomendações: Converse com outros proprietários de empresas que usam serviços de fax on-line e veja quais recomendam . Quais são algumas coisas que eles gostam no seu serviço? Existe alguma coisa que eles mudariam? Embora existam muitos fornecedores concorrentes, encontrar recomendações de outros empreendedores é uma ótima maneira de restringir suas escolhas.

Entre em contato com fornecedores: Depois de reunir recomendações, entre em contato com os principais concorrentes em sua lista para ter uma noção de o serviço que você pode esperar. Como uma empresa lida com a chamada inicial de um cliente em potencial está sempre dizendo. O representante é honesto sobre todas as taxas aplicáveis ​​e os recursos incluídos? O representante está disposto a gastar tempo para explicar como o serviço funciona? Eles são excessivamente agressivos e agressivos na tentativa de fazer uma venda? O representante é simpático e atencioso? Essas são todas as perguntas a serem consideradas antes de escolher um fornecedor

Entender estruturas de taxas: Sempre peça uma análise detalhada de todas as taxas mensais e custos adicionais, incluindo taxas de instalação, tarifas interurbanas e internacionais e custos excedentes. . Alguns fornecedores oferecem tarifas baixas, mas depois escondem custos ocultos adicionais. Fornecedores respeitáveis ​​são diretos sobre suas taxas, não importa como estejam estruturadas. Certifique-se de que eles estão dispostos a dar o seu orçamento por escrito.

Solicite demonstrações gratuitas: A maioria dos serviços de fax on-line oferecerá uma demonstração gratuita do produto ou um período de teste. Aproveite esta oferta para testar o serviço antes de se inscrever. Uma demonstração permitirá que você descubra qual serviço é o mais amigável, pois pode haver grandes diferenças entre dois serviços aparentemente semelhantes. Você não saberá qual é o melhor, a menos que você tente por si mesmo.

Avalie o atendimento ao cliente: Antes de ter um problema, você vai querer saber que o departamento de atendimento ao cliente do fornecedor estará lá para você. Descubra o que o fornecedor oferece em termos de suporte ao cliente. Existem agentes vivos disponíveis 24/7? O fornecedor oferece suporte ao chat ao vivo ou apenas suporte por email? Mais uma vez, procure recomendações de outros proprietários de pequenas empresas que tenham experiência com o departamento de atendimento ao cliente da empresa

Pronto para escolher um serviço de fax online? Aqui está um resumo de nossa cobertura completa:

• Melhores Serviços de Fax Online 2018
• Escolhendo um Serviço de Fax Online: Um Guia do Comprador
• Melhor Serviço de Fax Online para Pequenas Empresas
• Melhor Serviço de Fax Online Compatível com HIPAA
• Melhor Serviço de Fax Online Pago por Uso
• Melhor Serviço Gratuito de Fax Online de Saída
• Melhor serviço de fax online de entrada grátis
• Melhor serviço de fax online para vários usuários

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