Será que reuniões de negócios mais curtas são mais doces
As reuniões de negócios são muito parecidas com o bolo de frutas - elas simplesmente não vão embora. Nem mesmo a recente grande recessão poderia colocá-los para baixo para a contagem. Mas ainda há boas notícias vindas das linhas de frente das reduções corporativas, controles de custos e metas de economia: embora eles possam não estar indo completamente, as reuniões de negócios provavelmente serão pequenas e mais curtas, de acordo com um novo estudo. Os padrões de planejamento de reuniões nos cinco principais destinos de viagens de negócios nos últimos quatro anos mostram que as organizações reinventaram suas práticas de suprimento para atender às atuais restrições orçamentárias corporativas, de acordo com um estudo realizado pela ACTIVE Network, empresa que fornece tecnologia de gerenciamento de eventos. Embora o estudo mostre que as solicitações de propostas de reuniões estão excedendo os níveis anteriores à recessão, as empresas também estão procurando realizar reuniões menores - reduzindo o número de pessoas que participam de eventos, geralmente para menos de 50 anos, e reuniões mais curtas - reduzindo a duração do evento para o mesmo dia ou um dia.
Eles também estão procurando fazer mais planejamento em tempo real, obtendo serviços de reunião com menos lead time para acomodar as vésperas flutuantes nt orçamentos.
Quando a economia entrou em parafuso em 2008 e 2009, a média mensal de pedidos eletrônicos únicos de propostas (eRFP) despencou nas cinco cidades do estudo: Chicago, Las Vegas, Los Angeles, Nova York e Orlando. Mas durante os primeiros 10 meses deste ano, as taxas de eRFP nessas cidades ultrapassaram os níveis de 2008 em 6%. Mais significativamente, o total de eRFPs recebidos até outubro de 2012 foi 46% maior que o recuo de 2009, ilustrando a escala dramática da recuperação.
Metade de todas as eRFPs de 2012 monitoradas nas cinco cidades do estudo foram para reuniões de menos de 50 pessoas, representando um aumento de 5 em comparação com 2008. No mesmo período, o número de eventos com 51-100 e 101-250 participantes caiu 2% e 3%, respectivamente. A mudança para reuniões menores - possibilitando economias em passagens aéreas, hotéis e custos de alimentos e bebidas - requer uma estratégia diferente para a oferta de hotéis e locais.
Eventos no mesmo dia e em um dia agora representam mais de um terço (35% ) de eRFPs, um aumento de 14% em relação a 2008, mostrando uma migração clara das empresas para encurtar os eventos para cortar custos. Além disso, os eventos de dois e três dias caíram de 46% dos eRFPs em 2008 para 40% em 2012. Espera-se que a tendência impulsione a demanda por aplicativos móveis que simplifiquem as tarefas, como o download de agendas e o feedback da sessão. ajude os participantes a fazer mais com menos tempo.
"As empresas ainda valorizam a reunião cara a cara, mas este estudo documenta como o cenário de reuniões e eventos mudou nos últimos quatro anos", disse JR Sherman, vice-presidente sênior de soluções de negócios da Rede ATIVA. "As organizações estão adotando estratégias como reduzir tamanho do evento, mudar para destinos locais e realizar reuniões mais curtas para reduzir e controlar os custos das reuniões."
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